毎月の領収書の山や請求書の発行作業に追われ、本来注力すべき本業の時間が削られていませんか。
経理業務を外部に委託すると、日々の入力や給与計算の手間を手放し、正確な数字をスピーディに把握しやすくなります。
この記事では、経理外注の費用の決まり方や失敗を防ぐ進め方、自社に合う依頼先の選び方をわかりやすく整理しました。
読み終える頃には、自社で外注すべき業務範囲と具体的な予算の組み立て方が明確になります。
方法 | 目的 | 向いているケース |
|---|---|---|
本業への集中と経営判断の迅速化 | 売上創出への注力と試算表の早期把握 | 経営者やコア社員が経理作業を兼任している企業 |
採用・育成コストと退職リスクの抑制 | バックオフィスの安定化と固定費の削減 | 専任担当者の急な離職や採用難に悩む企業 |
法改正への対応と不正防止 | 経理実務の正確性向上とガバナンス強化 | インボイスや電帳法への適正対応を進めたい企業 |
社内ノウハウの可視化と維持 | 業務の属人化解消とブラックボックス化防止 | 将来的な内製化や業務の標準化も見据えている企業 |
自社適性の事前見極め | ミスマッチの防止と費用対効果の最大化 | 現金取引の頻度や確認スピードを整理したい企業 |
LISH株式会社 代表取締役CEO。店舗集客に強いWebマーケターとして、MEO対策（Googleビジネスプロフィール）、Google/Yahoo/Meta広告運用、LP・Webサイト制作、Webコンサルティングを軸に支援を行う。自社でもフランチャイズ加盟の実店舗を4店舗運営し、現場のオペレーションと数字に基づく改善に強み。累計300社以上の店舗支援実績を持つ。
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経理アウトソーシングのメリットとデメリットを自社の状況から判断する
経理の外注は、ノンコア業務を手放して経営資源を売上に直結する活動へ集中させる有効な手段です。自社の業務量や管理体制に見合っているかを客観的に見極めることで、導入後のミスマッチを防止できます。
本業への集中と経営判断を早める効果
経営者や事業責任者が領収書の整理や仕訳作業に追われる負担を大幅に軽減できるケースが多いです。空いた時間を営業活動や商品企画など、売上を生み出す本業に充てられる点が大きな利点です。
月次の締め処理が前倒しされることで、最新の試算表をスピーディに確認できるようになります。現状の利益や資金の流れを素早く把握でき、攻めの経営判断を下しやすくなるのが利点です。
採用・育成コストと退職リスクの抑制
専任の経理担当者を正社員で雇う場合、求人広告費や毎月の社会保険料、賞与などの固定費が大きく発生します。外部委託であれば、必要な業務量に応じた支出に抑えることが可能です。
経理担当者が突然退職して業務が完全にストップするリスクも回避できます。自社で一から後任を育て直す労力をかけることなく、安定した管理体制を保ちやすくなるのがメリットです。
法改正への対応支援とミスや不正防止のサポート
インボイス制度や電子帳簿保存法など、近年は経理関連の法改正が頻繁に行われています。実務に精通した外部スタッフへ任せることで、法要件に沿った適正な処理を抜け漏れなく進めることが可能です。
社内の特定人物だけが金銭の流れを把握している状態をなくし、外部の目を定期的に通す体制が整います。入力ミスや意図しない処理の誤りを早い段階で防ぐことにもつながるはずです。
社内に経理ノウハウが蓄積されにくい課題への対策
外部に実務をすべて委託すると、社内のスタッフが処理の手順や取引の背景を把握しにくくなる面があります。ノウハウがブラックボックス化すると、内製へ戻す際のハードルが上がってしまう点には注意が必要です。
対策として、委託先と業務マニュアルを定期的に共有し更新する仕組みを作っておく方法が有効です。月ごとの処理結果レポートを定期的に受け取ることで、社内でも全体の流れを把握し続けられます。
経理の外注が向いている企業と向いていない企業の特徴
経営者自らが帳簿付けを行っている創業期の企業や、事業が急拡大して事務作業が追いつかない会社では、外注が適した選択肢となる場合もあるでしょう。経理の専任者を置くほどの作業量がない小規模な組織でも、費用を抑えて導入できる場合があります。
日々の店頭レジでの現金出納が頻繁にあり、領収書と現金を対面で即座に照合したい現場では工夫が必要となるでしょう。紙の伝票を社内で都度動かす必要がある場合は、事前のデータ化手順を固めておく必要があります。
経理代行で外注できる具体的な業務範囲
経理代行で委託できる業務は、日々のデータ入力から月次の試算表作成補助まで幅広い工程にわたります。税務申告など税理士の独占業務に該当する領域との境界線を整理したうえで切り分けることが重要です。
領収書や請求書の整理と記帳代行
手元に届いた紙の領収書やレシートをスキャンして電子化し、取引内容を整理する作業を外部に任せられます。クラウド会計ソフトへ日付や勘定科目を正確に入力する仕訳作業も代行の代表例です。
自社で一枚ずつ確認しながら手作業で打ち込む手間を省き、日々の取引データを整然と蓄積できます。通帳のコピーやクレジットカードの利用明細と突合しながら、漏れのない入力を進めることが可能です。
関連記事：記帳代行とは？頼める範囲・費用の決まり方・税理士との分担をわかりやすく解説
請求書の発行と売掛金・買掛金の管理
毎月の取引先に対する請求書データの作成や、メール送付・郵送などの発送実務をまとめて委託できます。入金期日に合わせて口座情報を確認し、入金消込を行う作業も依頼範囲に含まれる業務です。
支払うべき買掛金の期日をまとめた支払予定表の作成や、未回収の売掛金のリストアップも対応可能です。資金の出入りに関する期日管理が整理され、資金繰りの把握がスムーズになります。
毎月の給与計算と勤怠データの集計
タイムカードや勤怠管理システムから打刻データを抽出し、勤務時間や残業時間の集計作業を代行する業務も依頼可能です。基本給や各種手当、通勤交通費の計算を所定の計算式に沿って進めます。
健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料、源泉所得税の控除額を算出し、給与明細データの発行までを任せることも可能です。法改正による料率変更があっても、指定の手順に沿って滞りなく反映できます。
振込・支払データの作成と入出金管理
仕入先への支払いや経費精算の振込データを、インターネットバンキングに取り込むためのFBデータとして作成する作業も委託対象です。
セキュリティの観点から、最終的な送金の実行承認は自社の責任者が行う運用とするケースがあります。
月次決算の補助と表の作成の考え方
月末ごとの締め処理に合わせて、売掛金や買掛金の残高を実際の取引と照らし合わせて補助簿を整えます。仮受金や仮払金の未決済項目を整理し、月次の試算表を作成するサポートを受けることも可能です。
税務署へ提出する確定申告書の作成や税務代理業務は、税理士法により税理士の独占業務と定められています。代行会社には決算書の作成補助やデータの整理までを依頼し、税務申告は顧問税理士へ引き継ぐ分担が必要です。
経理外注の費用の決まり方と、費用を抑えるポイント
経理アウトソーシングの費用は、依頼する業務の組み合わせや作業ボリュームによって段階的に変動します。経理代金の料金体系を理解し、自社でできる事前準備を整えることで委託コストを適正に保つことが可能です。
記帳代行を中心とした基本料金の考え方
小規模な事業者向けの記帳代行であれば、月間の仕訳数に応じた料金設計が広く用いられています。取引件数が少ない段階では手頃な固定プランから開始し、事業規模に合わせて拡張できる仕組みが一般的です。
仕訳の登録件数が増えるにつれて追加料金が発生する形態も多く見られます。自社の月間平均仕訳数を事前に把握しておくことで、無理のない料金プランを選択しやすくなるはずです。
給与計算や振込代行などのオプション費用
基本の記帳に加えて給与計算や支払業務を依頼する場合、対象人数や処理件数に応じた単価設定が適用されます。
従業員の増減や毎月の振込件数によって月々の費用が変動するため、契約時に従量課金の条件を確かめておく必要があります。入社や退職の手続きに伴うスポットの加算基準も事前に把握しておくと安心です。
月額固定型と従量課金型の料金体系の違い
毎月の稼働時間や対応範囲をあらかじめ定めておく月額固定型は、年間の外注費を見通しやすい特徴があります。毎月の取引量がある程度一定している企業に適した契約形態です。
仕訳数や作業件数に応じて金額が変わる従量課金型は、閑散期に余計なコストを払わずに済む場合があります。繁忙期に件数が急増すると想定以上に費用が膨らむ場合があるため、上限設定の有無を確認しておきます。
業務設計やマニュアル作成にかかる初期費用
サービス利用を開始する際、現状の経理フローを整理して作業手順書を作成するための初期費用が設定される場合もあるでしょう。既存のやり方をそのまま移行するのか、クラウドツールの導入支援まで含むかによって金額の幅が異なります。
初期費用が抑えられているプランであっても、自社側でマニュアルを用意する必要があるケースも少なくありません。導入時にどの程度まで委託先が業務整理に関わってくれるのかを確認することが大切です。
年末調整や決算補助にかかるスポット費用
毎月の定期業務とは別に発生する年次の業務には、追加の費用が設定される場合があります。
これらを月額の契約内に含めて平準化して支払うプランもあれば、発生した月だけ別途請求される形態もあります。年間のトータルコストを試算する際は、スポット業務の見積もりも忘れずに合算して検討します。
月間の仕訳数と取引件数のボリューム
外注費用が大きく変動する大きな要素は、発生する仕訳データと領収書・請求書の総数です。売上件数の増加や取引先の拡大に伴って入力工数が増えるため、比例して料金が上がります。
銀行通帳の明細行数や領収書の枚数を一度数えてみることで、見積もりの精度を大幅に高めることが可能です。過去数か月分の平均件数を算出しておけば、契約後の急な追加費用の発生を避けられます。
クラウド会計ソフトの導入状況とデータ連携の有無
クラウド会計ソフトを導入していると、委託先の入力工数が減りやすくなります。銀行口座やクレジットカードをソフトに自動連携させておけば、手作業での日付や金額の打ち込みが不要になるためです。
紙の通帳を見ながら手作業で入力する作業に比べ、データ連携済みの環境は見積もりが抑えられる場合があります。外注の検討と並行して、口座やカードのオンライン連携を進めておくと効率的な場合もあるでしょう。
依頼する業務の専門性と納期のスピード
月末の締め日から試算表の納品までの日数を短く設定する場合、特急対応としての追加費用が生じることがあります。締め日から10営業日〜15営業日程度を標準納期とする設計となる場合もあるでしょう。
資金繰り実績表の作成や部門別採算の管理など、高度な財務管理を求める場合も単価が高くなりやすい要因です。まずは基本的な仕訳や支払業務から任せ、慣れてきた段階で難易度の高い業務を相談するのが堅実といえます。
自社での領収書整理と事前スキャンによる工数削減
費用をできるだけ抑えるためには、受領した紙の領収書を日付順に並べ替えたり、月ごとに仕分けたりしておく工夫が効果的です。委託先が開封して一枚ずつ向きを揃える作業工数を削減できます。
スマートフォンのカメラやスキャナを使って自社で領収書を撮影し、クラウド上にアップロードしておく方法も有効です。原本を郵送する送料や発送の手間を省けるだけでなく、代行側のデータ化作業がスムーズに進みます。
自社の負担が大きい業務に絞ったプランの選択
経理業務のすべてを一度に委託するのではなく、社内で最も負担になっている工程をピンポイントで切り出す方法もおすすめです。日々の仕訳は自社で行い、月末の振込データ作成と給与計算だけを任せるような柔軟な選択が可能です。
注力したい業務と社内で回せる業務の境界を明確にしておくことで、毎月の支払額を必要最小限に抑えられます。事業の成長や担当者の状況変化に合わせて、委託範囲を段階的に見直していく進め方が適しています。
経理を外注する際の手順と失敗を防ぐための確認事項
経理外注を軌道に乗せるには、事前の業務の棚卸しと連絡ルールの整備を丁寧に進めることが必要です。手順を一段ずつ踏んで進めることで、導入直後の認識の不一致や引き継ぎの混乱を防げます。
自社の経理業務を棚卸しして外注範囲を切り分ける
最初に取り組むべき作業は、自社で現在行っている経理関連の作業をすべて書き出す業務の棚卸しです。毎日行う作業、月末月初の締め作業、年1回の決算作業を分類し、担当者と所要時間を可視化します。
書き出したリストをもとに、外部に任せたい作業と社内に残すべき判断業務を切り分けるのが大切です。切り分けを検討する際は、以下の視点で整理すると判断がスムーズになります。
- 定型的な入力作業
- 金額の最終承認
- 現金の直接管理
- 税務判断を伴う作業
領収書のデータ化や振込データの作成などは外部へ切り出しやすい一方、現金の保管や支払いの最終実行は社内に残す形が一般的です。役割分担を明確にすることで、委託先へ伝える要件が具体的になります。
複数社からの見積もり取得と対応範囲の確認
業務範囲の整理が完了したら、条件に合う複数の代行会社に見積もりを依頼して比較します。提示された金額の安さだけで即決せず、基本料金に含まれる作業と追加料金になる作業の境目を確かめることが大切です。
仕訳数の上限超過時の単価や、修正依頼が発生した際の対応ルールを見積書ベースで細かく確認します。月額費用だけでなく、初期費用や年間トータルの想定支出を算出して総合的に比較検討することが重要です。
セキュリティ体制と情報漏えい防止対策の確認
経理業務では、企業の売上データや取引先情報、従業員の個人情報など重要機密を外部に預けることがあります。契約締結前に秘密保持契約（NDA）の締結が可能であるかを確かめておきます。
委託先がどのようなクラウドツールを使い、アクセス権限をどのように制御しているかも重要な確認事項です。二要素認証の導入状況やデータのバックアップ体制など、情報管理の基準を事前に確認しておきます。
業務マニュアルの整備とコミュニケーションツールの設定
日常の連絡を取り合うチャットツールや、領収書データをやり取りする共有フォルダの利用環境を整えておくことが大切です。連絡の窓口となる自社の担当者を決めておくことで、現場のやり取りが円滑になります。
これまでの処理ルールや取引先ごとの特殊な条件を、簡潔なメモやマニュアルに落とし込んで共有するのが効果的です。勘定科目の指定ルールや例外的な経費精算の扱いを明文化しておくと、入力時の迷いを減らせます。
テスト運用期間の設定と定期的な業務フローの見直し
委託開始直後の1〜2か月間は並行運用やテスト期間と位置づけ、処理の進捗を細かく確認するのがおすすめです。納品された仕訳データや支払リストの内容に違和感がないかを社内でチェックします。
運用の初期段階で生じた認識のズレやスケジュールの遅れは、その都度フィードバックして手順を修正するとよいでしょう。たとえば、月次の締め処理後にオンラインで振り返りを行い、手順の齟齬や遅延要因を共有して解消します。
自社に合う経理外注先の選び方
外注先を選ぶときは、経理だけを任せたいのか、バックオフィス全体を任せたいのかを先に決めます。そのうえで、対応範囲・体制・料金の形・情報の管理を、同じ項目で比べましょう。
LISHのバックオフィス代行「URAKATA」
当サイト運営会社であるLISH株式会社が提供する「URAKATA」は、定額制のオンライン秘書・バックオフィス代行サービスです。月20時間のプランが月額5万円（税別・年間プランの場合。別途システム利用料 月額3,300円・税込）から利用でき、導入企業は140社以上にのぼります。
専任ではなく複数名のチーム体制で実務を担当するため、担当者の急な休みや退職によって日々の経理処理が停止するリスクがありません。使いきれなかった稼働時間は翌月まで繰り越せる仕組みとなっており、業務量に波がある企業でも無駄なく活用できます。
記帳代行や請求書発行といった経理実務にとどまらず、労務、総務、一般事務、採用支援など100種類以上の業務を柔軟に組み合わせて依頼可能です。社内に手順書がない状態からでも、作業の整理やマニュアル作成から伴走し、手続きが順調に進んだ場合は最短でお申し込みから約10日で稼働を開始できる場合があります。
経理の外注で迷ったときのよくある質問
経理外注を検討するにあたり、現場の運用や契約形態についてよく寄せられる疑問点をまとめました。不安要素をあらかじめ解消しておくことで、スムーズな導入の検討が可能になります。
領収書や請求書が紙のままでも外注できますか？
紙の資料をそのまま郵送し、スキャンや電子化から任せられる代行サービスも数多く存在します。手元に紙の領収書が大量に溜まっている状態からでも、外注の利用を開始することは十分に可能です。
ただし、郵送にかかる送料の実費や、代行会社側でのスキャン作業工数が発生するため、データ送付に比べて費用が加算される場合があります。コストを抑えたい場合は、スマートフォンアプリ等を活用した自社スキャンを検討する方法もあります。
月によって仕訳数や依頼したい業務量が変動する場合は？
月ごとの処理件数に応じて金額が変わる従量課金プランを選択すれば、業務量に合わせた無駄のない精算が可能です。取引件数が少ない月は請求額が抑えられるため、季節変動がある業種でも無理なく続けられます。
定額制のサービスを利用する場合は、当月使いきれなかった作業時間を翌月に繰り越せるプランを選ぶと安心です。繁忙期と閑散期の差が大きい企業であっても、年間を通して費用を平準化しながら活用できます。
税理士事務所への依頼と経理代行サービスの違いは何ですか？
税理士事務所の主な役割は、税務相談への対応や決算申告書の作成、税務署への代理申告といった法的な判断業務です。一方で経理代行やオンライン秘書は、日々の記帳入力や請求書送付、振込データ作成といった日常の実務代行を得意としています。
日々の細かな実務は経理代行サービスへ委託し、整ったデータを顧問税理士へ渡して税務申告を依頼するという分担が一般的です。両者の強みを切り分けて併用することで、現場の負担軽減と適正な税務処理を両立できます。
外注を始めてからスムーズに業務が回るまでの期間は？
初回ヒアリングから業務手順書の作成、初期のすり合わせを含めて、安定運用に入るまで期間を要する場合もあるでしょう。最初の1か月目は入力ルールの確認や修正作業が頻繁に発生します。
2か月目以降は委託先が自社の処理ルールを把握するため、社内での確認工数が大幅に減少していくでしょう。導入直後に少しの時間を投資して丁寧なルール共有を行うことが、早期の安定稼働につながる要点です。
まとめ：経理の外注で業務効率化と本業集中を実現する
経理業務を外部に委託することで、経営者や社員が領収書整理から解放され、売上に直結する本来の業務へ専念できる環境が整います。採用コストや急な退職リスクを抑えながら、頻繁な法改正へも柔軟に対応できるようになります。
費用を適正に抑えて外注を成功させるためには、事前に以下の要点を押さえておくことが重要です。
- 自社業務の棚卸し
- 外注範囲の絞り込み
- 複数社での比較検討
- 情報管理体制の確認
経理の実務を丸投げするのではなく、自社で最も工数がかかっている作業を明確にし、段階的に任せていく進め方が失敗を防ぐ近道です。まずは手元の領収書整理や記帳など、負担の大きい作業から小さく切り出してみてはいかがでしょうか。
バックオフィスの属人化やリソース不足を解消したい方は、チーム体制で柔軟に経理実務を支援するURAKATAのサービス資料をぜひご活用ください。