「メールの返信や日程調整に追われて、本業に使う時間が足りない」「人を雇うほどの仕事量ではないけれど、誰かに任せたい」と感じていませんか。
そんなときの選択肢になるのがオンライン秘書です。社員を採用せずに、必要な時間だけ、秘書や事務の仕事をオンラインで任せられます。
この記事では、オンライン秘書で頼める業務・頼めない業務、料金の仕組みと比べ方、メリットと注意点、向いている会社、依頼する前の準備までをまとめます。定額制のバックオフィス代行「URAKATA」を運営し、140社以上の導入を支援してきたLISH株式会社が解説します。
LISH株式会社 代表取締役CEO。店舗集客に強いWebマーケターとして、MEO対策（Googleビジネスプロフィール）、Google/Yahoo/Meta広告運用、LP・Webサイト制作、Webコンサルティングを軸に支援を行う。自社でもフランチャイズ加盟の実店舗を4店舗運営し、現場のオペレーションと数字に基づく改善に強み。累計300社以上の店舗支援実績を持つ。
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※この記事は、オンライン秘書を「依頼したい」企業・店舗向けです。オンライン秘書として働きたい方は、オンライン秘書の講座「preworks」をご覧ください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、インターネットを通じて、秘書・事務・経理などの仕事を社外の担当者に任せられるサービスです。担当者は会社に来ず、チャットやメール、クラウドのツールを使ってやり取りしながら作業を進めます。
「秘書」という名前ですが、スケジュール調整やメール対応だけでなく、請求書の発行や記帳、データ入力、求人の応募者対応など、会社の裏側の仕事（バックオフィス業務）を幅広く頼めるサービスが多くなっています。
秘書代行・電話代行・オンラインアシスタントとの違い
似た名前のサービスがいくつかあります。違いは「何を中心に頼めるか」です。
| サービス | 主に頼めること | 向いている場面 |
|---|---|---|
| オンライン秘書 | メール対応、日程調整、出張手配、リサーチに加え、経理・事務などのバックオフィス業務 | 社長や管理職の雑務と、事務の仕事をまとめて任せたい |
| オンラインアシスタント | オンライン秘書とほぼ同じ意味で使われることが多い。事務・経理・Web更新など | 呼び名の違いで、中身はサービスごとに確認する |
| 電話代行（秘書代行） | 会社にかかってくる電話の受付と伝言 | 電話の取り次ぎだけを任せたい |
| 人材派遣・パート | 社内で指示を受けて働く。来社して対応できる | 来客対応や現物の書類整理など、その場にいる人が必要 |
オンライン秘書とオンラインアシスタントは、多くの場合ほぼ同じ意味です。名前よりも「どの業務まで頼めるか」で比べるのが確実です。
オンライン秘書に頼める業務
頼める業務はサービスによって違いますが、代表的なものは次のとおりです。ここでは、LISHのURAKATAで対応している業務を例にまとめます。
| 分野 | 主な業務の例 |
|---|---|
| 秘書業務 | メールの確認・返信、スケジュール調整、会食・出張の手配、リサーチ、議事録の作成、名刺の管理 |
| 経理 | 仕訳・記帳、請求書・領収書の発行、支払いの処理、入金の確認・消し込み、紙の伝票のデータ化 |
| 事務 | データ入力、相見積もりの取りまとめ、翻訳・文字起こし、書類のデータ化、マニュアルの作成 |
| 労務 | 勤怠データの集計・確認、給与計算、シフトの作成、年末調整の補助 |
| 総務 | 備品・消耗品の管理と発注、健康診断の手配、社内のデータ整理 |
| 採用 | 求人票の作成、応募者の管理、面接の日程調整、合否の連絡 |
| 営業事務 | 見込み客リストの作成、顧客データの更新、提案資料の整備、商談の日程調整 |
| Web業務 | ホームページの更新、SNSの投稿、メルマガの配信、問い合わせの管理、バナーの作成 |
業種によって任せやすい仕事も変わります。たとえば飲食店なら仕入先との打ち合わせの日程調整、美容サロンなら講習会や商談の日程調整と取引先メールの一次整理、パーソナルジムなら体験セッションの日程調整や問い合わせへの一次返信、といった使い方があります。
頼めない・頼みにくい業務
- 税理士・社会保険労務士・行政書士の独占業務：税務申告、社会保険の手続き、許認可の申請など。オンライン秘書が担当するのは、その前後の事務作業（資料の整理や数字の集計など）です
- 経営判断やコンサルティングを含む仕事：集客の戦略を考える、採用の方針を決める、など
- その場にいないとできない仕事：来客対応、郵便物の受け取り、現金の管理など
オンライン秘書の料金の仕組み
料金の決め方は、一般的に次の2つに分かれます。
| 料金の形 | 仕組み | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 月額固定（時間枠） | 「月20時間まで」のように時間の枠と月額を決めて契約する | 毎月決まった仕事がある。継続して任せたい |
| 従量制（使った分だけ） | 作業した時間や件数に応じて支払う | 仕事の量が月によって大きく違う。まず少しだけ試したい |
料金を比べるときに見るポイント
月額だけで比べると、実際の負担を見誤りやすくなります。次の点をそろえて比べましょう。
- 時間単価：月額を時間の枠で割った金額。プランの長さ（3か月・半年・1年）で変わることが多い
- 最低契約時間と契約期間：月何時間から、何か月から契約できるか
- 使いきれなかった時間の扱い：翌月に繰り越せるか、消えるか
- 月額以外の費用：初期費用、システム利用料、時間を追加したときの料金
- 体制：担当者が1人か、チームで対応するか（休みや退職のときに仕事が止まらないか）
参考までに、URAKATAは月20時間・月額5万円（税別、年間プラン）からで、時間単価にすると2,500円です。6か月プランは月6万円、3か月プランは月7万円で、ほかにシステム利用料が月3,300円（税込）かかります。使いきれなかった時間は翌月まで繰り越せます。詳しくはURAKATAの料金プランをご覧ください。
オンライン秘書を使うメリット
- 採用と教育の手間がかからない：求人を出して面接し、仕事を教える時間とお金を省けます
- 必要な時間だけ頼める：フルタイムで雇うほどではない仕事量でも、月20時間などの単位で任せられます
- 本業に使える時間が増える：社長や店長が夜にこなしていた事務を手放せます
- 仕事の中身が見える：外に頼むために業務を書き出すので、誰が何をしているかが整理されます
- チーム型なら止まりにくい：複数の担当者で対応するサービスなら、1人が休んでも仕事が続きます
デメリットと注意点
- 最初に指示をまとめる手間がかかる：任せる仕事の手順を伝える準備が要ります。手順書がない仕事は、作業の整理から手伝ってくれるサービスを選ぶと楽です
- 情報の共有範囲を決める必要がある：会計ソフトやメールの権限をどこまで渡すかを先に決めましょう。担当者ごとにアカウントを分けられるツールを使うと管理しやすくなります
- その場の対応はできない：来客や郵便物、現金の扱いは社内で残ります
- 個人に頼むと属人化しやすい：1人のフリーランスに任せると、その人が辞めたときに仕事が止まります
オンライン秘書が向いている会社・向いていない会社
| 向いている | 向いていない |
|---|---|
| 社長や店長が事務を兼ねていて、本業の時間が足りない | 来客・電話の受付など、その場にいる人が必要な仕事が中心 |
| 事務の仕事はあるが、1人雇うほどの量ではない | 毎日フルタイム分以上の仕事があり、社内に人を置いたほうが安い |
| 事務員が辞めて、仕事が止まりかけている | 任せる仕事を決められない（何を頼むか整理する時間がまったく取れない） |
| 複数の店舗や事業があり、事務が散らばっている | 紙の書類と現物の確認が中心で、データにできない |
依頼する前に準備しておくこと
- 仕事を書き出す：1週間分の事務を書き出し、「毎月必ずある仕事」と「たまにある仕事」に分けます
- 任せる順番を決める：手順が決まっていて時間を取られている仕事から任せると、効果が分かりやすくなります
- ツールと権限を決める：チャット、共有フォルダ、会計ソフトなど、どれを使い、どこまでの権限を渡すかを決めます
- 手順を簡単にメモする：完璧な手順書でなくて大丈夫です。画面のメモや過去のメールでも引き継ぎの材料になります
- 社内の窓口を1人決める：指示や確認を受ける人を決めておくと、やり取りが速くなります
オンライン秘書サービスの選び方
料金の比べ方は先に書いたとおりです。それ以外に、次の点を確認しましょう。
- 頼みたい業務に対応しているか：秘書業務だけか、経理・労務・採用まで頼めるか
- 対応する体制：担当者1人か、チームか。窓口になる担当者がいるか
- 始めるまでの期間：申し込みから何日で仕事が始まるか
- 連絡の手段：普段使っているチャット（ChatworkやLINEなど）に合わせてもらえるか
- 業務の整理から手伝ってくれるか：手順書がない仕事でも、最初の整理やマニュアル作りから対応してくれるか
LISHのオンライン秘書「URAKATA」
URAKATA（ウラカタ）は、LISH株式会社が運営する定額制のバックオフィス代行です。秘書業務に加えて、経理・事務・労務・総務・採用・営業事務・Web業務まで、100種類以上の業務をオンラインで任せられます。導入企業は140社以上です。
- 月20時間・月額5万円（税別）から：年間プランの場合。使いきれなかった時間は翌月まで繰り越せます
- チームで対応：複数の担当者で対応するため、担当者の休みや退職で仕事が止まりにくい体制です
- 業務の整理から：手順書がない仕事も、作業の整理とマニュアル作りから支援します
- 最短約10日で開始：申し込みから仕事を始めるまで、最短で約10日です
- 連絡はChatworkが基本：社内チャットやLINEにも対応します
秘書業務の詳しい内容はURAKATAのオンライン秘書サービス、料金は料金プランにまとめています。何を任せられるか分からない段階でも、無料相談で業務の書き出しから一緒に整理できます。
よくある質問
Q. 月にどのくらいの時間から頼めますか？
サービスによって違います。URAKATAは月20時間から契約でき、30時間以上の契約や、月の途中での時間の追加（10時間単位から）もできます。
Q. 税務申告や社会保険の手続きも頼めますか？
税務申告や社会保険の手続きは、税理士・社会保険労務士の独占業務のため、オンライン秘書では対応できません。オンライン秘書が担当するのは、記帳や勤怠の集計など、その前後の事務作業です。専門家とのやり取りに使う資料の整理は任せられます。
Q. 個人事業主や1店舗だけの店でも使えますか？
使えます。むしろ、社長や店長が1人で事務を抱えている小さな会社や店舗ほど、任せたときに増える時間が大きくなります。
Q. 申し込んでからどのくらいで始められますか？
URAKATAの場合、最短で申し込みから約10日で仕事を始められます。始める時期は相談のうえ調整できます。
まとめ
- オンライン秘書は、秘書・事務・経理などの仕事を、社員を雇わずにオンラインで任せられるサービス
- 税理士・社労士の独占業務や、その場にいないとできない仕事は頼めない
- 料金は月額固定（時間枠）と従量制が中心。時間単価・繰り越し・月額以外の費用・体制をそろえて比べる
- 依頼前に仕事を書き出し、任せる順番とツール・権限を決めておくとスムーズ
「どの仕事を任せられるか知りたい」という段階でも大丈夫です。URAKATAでは、任せられる業務の一覧と料金表を約30秒でダウンロードできます。資料をダウンロードする