common problem
秘書業務に関するよくある悩み
- 急な予定変更や重要な会議の調整が発生し、スケジュール管理が大変
- 人材不足だが、新しく雇用するほどではないタスクがある
- 新規採用するほどの作業量を担保できていない
- コスト削減を行っているが、適材適所で秘書業務が必要だと感じている
- 簡易な事務作業に時間をかけてしまいタスクが分散され、社員の満足度が低下している
- 既存の顧客対応や営業活動後の事務作業が発生するため、残業することが多い
agency service
URAKATAの提供する秘書業務（一例）
メール対応
顧客へのご案内メール発信、営業メール発信、リマインド対応、返信チェック、社内メール発信 、メールチェック、返信代行、メールシステム管理、 お問い合わせメールのリスト化
スケジュール調整
日々のスケジュールチェック、リマインド、アポイント依頼対応、出張手配（ご希望に沿った日にち、場所でホテルのリストアップや航空券・新幹線リサーチ・ご予約等の対応）
会食・出張手配
会食場所のリサーチ 、 コワーキングスペースのリサーチ 、 会議室のリサーチ・手配 、 出張先リサーチ・予約
リサーチ
価格リサーチ 、 対応可能業者リサーチ 、 記事リサーチ 、競合調査リサーチ、物件リサーチ、情報のピックアップ、新聞紙面見出しのピックアップ
その他秘書業務
取材対応・交渉、出演交渉、贈答品の手配、データ仕分け、備品購入、書類の取り寄せ、年賀状やクリスマスカードの作成・手配
achievements
URAKATAを導入したクライアントの事業例
秘書代行
コンサルティング業を営むA社では、代表取締役がご自身でスケジュール調整や管理などの雑務もこなしていました。そのため、営業活動するための時間が十分に取れないという状態になっていました。
秘書を雇うことも検討しましたが、フルタイム勤務の人を入れるほどの作業量ではないため、どうするべきか悩んでいました。
＼ URAKATAの秘書代行サービスを導入した後…／
URAKATA秘書サービスでスケジュール管理や秘書業務をサポートいただきました。
スケジュールの調整や管理を一任し、コミュニケーションがスムーズになったことでストレスが減り、本来の営業活動により専念できるようになりました。
INDUSTRY
業種別の活用例
仕入先や業者との打ち合わせ、出店準備の内見などの日程調整を任せ、仕込みと営業に集中できます。
講習会やディーラーとの商談の日程調整、取引先メールの一次整理を任せ、施術の手を止めずに済みます。
体験セッションの日程調整やLINEの問い合わせへの一次返信を任せ、入会の機会を逃しません。
クライアントや外注先との打ち合わせの調整、Web会議URLの発行を任せ、制作と提案に時間を使えます。
施主や元請会社との打ち合わせの日程調整を任せ、現場にいながら予定が組み上がります。
