事務のアウトソーシングとは？外注できる業務や失敗しない選び方を解説

日々の事務作業に追われて本来の業務が進まないと悩んでいませんか。

事務のアウトソーシングを活用すると、定型的な作業を外部に切り出して自社の重要な仕事に集中できる環境をつくれます。

任せられる業務の境界線や選び方の基準を押さえることで、無駄なコストを抑えた柔軟な組織づくりが進みます。

自社に最適な外注の進め方を把握し、日々のバックオフィス業務を軽くしていきましょう。

【監修者】吉田 和史（よしだ かずし）｜LISH株式会社 代表取締役CEO

LISH株式会社 代表取締役CEO。店舗集客に強いWebマーケターとして、MEO対策（Googleビジネスプロフィール）、Google/Yahoo/Meta広告運用、LP・Webサイト制作、Webコンサルティングを軸に支援を行う。自社でもフランチャイズ加盟の実店舗を4店舗運営し、現場のオペレーションと数字に基づく改善に強み。累計300社以上の店舗支援実績を持つ。
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事務アウトソーシングで対応できる業務の範囲

事務アウトソーシングで任せられる領域は、ルールや手順が決まっている定型業務全般です。日々の定例業務を外部に切り出すことで、社内の人員は自社独自の判断が必要な業務に専念できます。

一方で、法的な制限がある独占業務や経営方針を決める業務は社内に残す必要があります。どこまでを委託して何を社内で行うかの線引きをあらかじめ明確にしておきましょう。

伝票処理や請求書発行などの経理事務（バックオフィス 外注）

経理領域のバックオフィス 外注では、日々の数字を記録して整理する定型実務を幅広く依頼できます。毎月決まった手順で進める作業を切り離すことで、月次の締め作業を滞りなく完了させることが可能です。

委託しやすい具体的な業務としては、請求書の発行や送付、領収書の仕訳、記帳代行などが挙げられます。入金消込や立替経費の精算確認も外部に委託可能です。

作業フローとしては、社内の担当者が領収書や請求書のデータをオンラインで共有し、代行会社が会計ソフトへ入力します。手順書を整えておくことで、確認作業の手間を大きく減らせるのがメリットです。

勤怠管理や入退社手続きなどの労務・総務事務

労務や総務の分野では、期日通りに手続きを進めるルーティン業務などを外部へ委託できる場合があります。社員やスタッフの増減に伴う事務作業を代行してもらうことで、管理部門の負担を抑える手段として有効な場合があります。

依頼できる作業の具体例としては、タイムカードや勤怠データの集計チェック、給与計算の補助作業などがあります。備品の定期的な発注管理や社内書類のファイリング整理も対象です。

入退社が発生した際にも、必要な提出書類の回収案内や提出状況のチェックを任せられます。定例の手続きを外部に任せることで、社内規定の改定や採用計画の検討といった実務に集中できる点が利点です。

受発注管理や見積書作成などの営業事務

営業事務をアウトソーシングすると、商談や顧客フォローなどの売上活動を支える後方支援を円滑に進められます。営業担当者が事務作業に追われる状態を防ぎ、本来の商談に充てる時間を増やすことにつながるでしょう。

外部に依頼できる業務には、見積書や納品書の発行、受発注データの入力、顧客管理システムへのデータ登録などがあります。営業担当者のカレンダーを確認しながら進める日程調整も依頼可能です。

外注スタッフとチャットツールで連携し、案件の進捗や注文内容を共有するだけで書類作成が進む体制をつくると便利でしょう。定型的なやり取りを任せることで、迅速な顧客対応を実現できるのが特徴です。

データ入力や書類作成などの一般事務

一般事務のアウトソーシングは、日々の細かなPC作業や突発的な作業の負担を減らす手段として適しています。社内リソースを圧迫しがちな単純作業を切り出すことで、社員が主要業務に集中できます。

具体的な委託内容としては、手書きアンケートの集計や名刺情報のデータ化、指定条件に基づくリサーチ作業などが代表的です。社内マニュアルの体裁調整や申請書のフォーマット作成も代行の対象です。

指示書や入力フォーマットをあらかじめ用意して共有すれば、短期間で作業を任せられます。自社で作業員を抱えることなく、必要なタイミングで柔軟に作業を進められます。

委託できない専門資格の独占業務や判断を伴うコア業務

事務アウトソーシングを利用する際は、法律で定められた独占業務や自社の意思決定を委託対象から外すことが大切です。外部に依頼できる範囲を誤ると、法令違反や業務の滞りにつながるためです。

例えば、税務申告書の作成や提出は税理士の独占業務であり、労働・社会保険関係の申請書類の作成や提出代行は社会保険労務士の独占業務にあたります。これらを無資格の代行事業者が行うことはできません。

加えて、取引先との契約締結の判断や採用の合否判定、社内方針の決定といったコア業務も自社で担う必要があります。判断基準を社内で持ち、手作業の実務部分を外部に委託する役割分担が基本となります。

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事務を外注することで得られるメリットと注意点

事務を外注する大きな意義は、社内リソースの配分を見直し、業務全体の生産性を高められる点にあります。固定費を変動費化しながら、必要な時期に必要な分だけ作業力を確保することが可能です。

ただし、委託の進め方によっては業務のブラックボックス化や情報漏洩のリスクも生じます。良い面だけでなく注意すべき点も把握したうえで、自社に合った管理体制を整えましょう。

コア業務に集中できる時間を創出する

事務 外注のメリットとして、経営者や社員が売上に直結する本業に時間を使えるようになることが挙げられます。請求書の作成やデータ入力などのノンコア業務を切り離すことで、社内の時間を確保できます。

例えば、店舗運営や事業の現場では、集客施策の実行や顧客対応、新商品の開発などに充てる時間が不足しがちです。

社員が専門性の高い業務に専念できるようになれば、組織全体の仕事の質も高まります。日々の事務作業に追われる状態から抜け出すことが、事業を前進させるきっかけとなるでしょう。

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採用や教育にかかる固定費と手間を削減する

事務業務を外部に委託すると、自社でスタッフを直接雇用する際に生じる採用費や人件費の負担を抑えられます。募集から採用、育成に至るまでの時間と労力をかけずに、実務経験のある人員を確保できる点が強みです。

厚生労働省の「採用における人材サービスの利用に関するアンケート調査 結果の概要」によると、民間職業紹介事業者を利用した採用1件当たりの平均コストは正社員で85.1万円、非正社員で19.2万円となっています（出典：採用における人材サービスの 利用に関するアンケート調査 結果の概要）。

また、同調査においてインターネットの求人情報サイトを利用した採用1件当たりの平均コストは正社員で28.5万円、非正社員で10.8万円となっています（出典：採用における人材サービスの 利用に関するアンケート調査 結果の概要）。

求人情報誌・チラシを利用した採用1件当たりの平均コストは正社員で11.2万円、非正社員で7.7万円となっています（出典：採用における人材サービスの 利用に関するアンケート調査 結果の概要）。

直接雇用の場合はこうした採用活動費に加え、社会保険料や福利厚生費、教育にかかる社内工数が発生します。アウトソーシングであれば、必要な作業分だけの支払いに抑えられるため、固定費の増大を防ぐ手段として有効です。

繁忙期や閑散期に応じた柔軟な業務体制づくり

事務作業の外部委託は、月ごとの業務量の波に合わせて必要な作業枠を柔軟に調整できる点が特徴です。年間を通じて業務量が一定でない企業でも、人員の過不足を起こさずに済みます。

月末月初の請求締めや決算時期には作業が集中し、社内スタッフだけでは残業が増えがちです。一方、閑散期には作業が減り、正社員を抱えていると人件費の負担が重くなります。

業務量が多い時期だけ委託枠を増やし、落ち着いた時期には委託量を抑える運用を行えば、人件費の無駄を省くことにつながるでしょう。スタッフの急な欠勤や離職による業務停止を防ぐ安全策としても有効です。

社内業務がブラックボックス化するリスクと対策

外部委託を進める際の注意点として、作業の手順が外注先だけに依存し、自社で把握できなくなる危険性があります。作業を丸投げした結果、自社にノウハウが蓄積されない事態は避けなければなりません。

担当者が交代したり委託契約が終了したりした際に、社内の誰も業務を進められない状態に陥る恐れがあります。これを防ぐためには、委託開始時に業務プロセスを明確にし、手順書を作成しておくことが重要です。

外注先と定期的にミーティングを行い、マニュアルの改訂履歴を共有してもらう運用を徹底しましょう。作業の進捗や手順を自社側でも常に確認できる状態を保つことが、健全な外注運用の基準となります。

情報漏洩を防ぐためのセキュリティ管理を徹底する

顧客データや社内情報を社外のスタッフに共有する際は、情報漏洩を防ぐための厳格なセキュリティ管理（データの暗号化、多要素認証の適用、アクセス権限の管理、操作ログの保持など）が求められます。管理基準が曖昧なまま情報を渡してしまうと、重大なトラブルにつながりかねません。

安全な運用を行うための確認項目としては、以下のような対策が挙げられます。

• NDA締結
• 閲覧権限制限
• 二段階認証

具体的な管理手順としては、まず契約時に秘密保持契約を締結し、再委託の有無や保管期間などを明示する形が基本です。

そのうえで、外注スタッフに付与するアカウント権限を必要最小限に制限し、不要な個人情報や機密情報にはアクセスできないよう設定します。二段階認証の設定やログの定期的な確認を組み合わせることで、情報漏洩のリスクを抑えることが可能です。

事務アウトソーシングの料金体系と費用対効果の考え方

事務アウトソーシングの費用対効果を高めるには、料金の発生形態と自社の業務頻度を照らし合わせて選ぶことが重要です。仕組みを理解せずに契約すると、かえって割高になる場合があります。

固定給以外の隠れた人件費も含めて直接雇用と比較し、どの業務を切り出すべきかを整理しましょう。無駄のない委託計画を立てることで、投資に見合った成果を得やすくなるでしょう。

月額固定型と従量課金型の特徴と適したケース

アウトソーシングの料金形態は、毎月一定の稼働枠を確保する「月額固定型」と、作業件数に応じて支払う「従量課金型」に大別されます。自社の作業発生パターンに応じて適したタイプを選ぶ必要があります。

月額固定型は、毎月一定時間や定例タスクの枠を確保する形式です。経理や営業事務のように、毎月発生する業務を安定して任せたい場合に向いていることがあります。

従量課金型は、データ入力や書類作成といった単位で費用が発生する仕組みです。キャンペーン期間中のデータ化や突発的な名刺整理など、作業量に大きな波があるケースに適しています。

直接雇用や派遣スタッフとのコスト比較の視点

委託費用を検討する際は、給与や時給の表面的な金額だけでなく、雇用に伴う周辺コストも含めて比較することが肝要です。アウトソーシングは一見すると時間単価が高く見えても、実質的な総額では抑えられる例があります。

直接雇用や派遣スタッフを受け入れる場合、給与のほかに採用広告費、社会保険料の会社負担分、交通費、福利厚生費などが継続的に発生します。業務用のPCやデスクの用意、入社時の研修にかかる社内工数も無視できません。

アウトソーシングでは、これらの間接コストや設備投資が原則として不要となります。実働時間や成果物に対してのみ費用を支払う仕組みであるため、総合的な費用対効果を冷静に見極めましょう。

費用対効果を高めるための委託業務の切り出し手順

最小限の外注費用で成果を出すためには、社内の全業務を棚卸しして定型作業と判断業務に仕分ける手順を踏む必要があります。切り出す業務が曖昧なまま依頼すると、やり取りの手間が増えて費用対効果が下がる結果になりがちです。

手順としては、まず社内の担当者が日々の業務内容と所要時間を書き出します。その中から「マニュアル化できる定型作業」と「自社独自の判断を伴うコア業務」に分類していく流れです。

分類した定型作業の中から、作業頻度が高く工数がかかっているものを優先して委託候補に設定します。たとえば、毎月発生する請求書の発行や経費精算の確認作業から切り出すと、短期間で業務の負担を軽くしやすくなります。自社の判断が必要な箇所だけを手元に残し、入力や作成の実務を外部に任せることで、費用の無駄を最小限に抑えることが可能です。

自社に合った委託先を選ぶための確認項目

委託先を選定する際は、自社の業務要件を満たせる柔軟性とバックアップ体制があるかを確認することが成功の基準です。費用面だけで安易に選んでしまうと、依頼後のトラブルにつながりやすくなります。

対応可能な業務の幅やマニュアル作成への関わり方など、複数の視点から事業者の運用力を評価しましょう。現場のやり取りが円滑に進む委託先を選ぶことが大切です。

バックオフィス アウトソーシングにおける対応業務の柔軟性

事業者を選定する基準として、単一の業務だけでなく複数の事務作業をまとめて相談できる柔軟性があるかを確かめましょう。バックオフィス アウトソーシングの対応範囲が広い事業者なら、事業の成長に合わせて依頼内容を広げられます。

例えば、最初は請求書発行だけを委託していても、後から勤怠集計や受発注管理も任せたくなるケースは珍しくありません。業務ごとに別々の委託先を契約すると、窓口が増えて管理の手間が重くなります。

経理、総務、労務、営業事務など、複数の領域にまたがって相談できる委託先を選んでおけば、窓口を一本化できます。自社の状況に応じて依頼範囲を柔軟に変更できる事業者を選ぶと便利です。

急な休みや退職に対応できるチーム体制の有無

継続して安定した支援を受けるためには、専任担当者1名に依存せず複数名のチームで対応してくれる体制が整っているかを確認しましょう。1名のみに依存する体制では、不測の事態に業務が滞る懸念があるためです。

個人のフリーランスや単任制のサービスに依頼した場合、担当者の急な体調不良や家庭の事情、離職によって突然作業が止まる例もあります。緊急時に代わりの人員がすぐに引き継げる仕組みがあるかが大きな判断軸です。

メインの担当者に加えてサブ担当者やディレクターが業務内容を把握しているチーム体制であれば、突発的な欠員時も滞りなく作業が継続されます。

業務手順の整理やマニュアル作成から伴走してくれるか

委託先を比較する際は、マニュアルが存在しない初期段階から業務の可視化を一緒に進めてくれるかを重視しましょう。自社で完璧なマニュアルを作成してからでないと受け付けない事業者の場合、導入前の負担が大きくなります。

中小企業や店舗では、日々の業務が属人化しており手順書が用意されていないケースが一般的です。担当者が口頭で進めている手順をヒアリングし、委託先側でドキュメントとして整理してくれる事業者が適しています。たとえば、担当者がオンライン面談で普段の作業画面を見せながら説明するだけで手順書を作成してもらうと、準備の手間を省くことが可能です。

手順の整理から伴走してもらうことで、自社内に分かりやすい業務マニュアルが副産物として残るメリットもあります。準備に過度な社内工数をかけずに実務へ移行できる事業者を選びましょう。

コミュニケーションの手段と対応スピードの確認

日々の運用をストレスなく続けるためには、自社が日常的に使用しているツールで素早くやり取りできるかを事前に確かめておく必要があります。連絡手段の相性が悪いと、指示や確認の伝達に余計な時間がかかってしまう点に注意が必要です。

確認すべき連絡手段の例としては、以下のようなツールがあります。

• Chatwork
• Slack
• LINEWORKS

あわせて、問い合わせに対する返答の早さや、緊急時の連絡ルールが明確に定められているかも確認しておきましょう。疑問が生じた際にスムーズに意思疎通が取れる環境があれば、業務の滞りを防ぐことができます。

URAKATAを活用した定額制のバックオフィス代行

事務作業の負担を軽減し、柔軟な業務体制を整える選択肢として定額制バックオフィス代行サービスのURAKATAがあります。当サイト運営会社であるLISH株式会社が提供するサービスです。

マニュアルの作成から日々の実務までをチーム体制で支援するため、自社で細かい準備ができていない段階からでも導入できます。中小企業や店舗経営者が本業に集中できるよう、バックオフィス全般を伴走支援します。

月額5万円からの定額制で100種類以上の業務に対応

URAKATAは、月20時間・月額5万円（税別）からの定額制で利用できるバックオフィス代行サービスです。経理、事務、労務、総務、営業事務、秘書、Web業務など100種類以上の業務をオンラインで幅広く依頼できます。

利用プランは期間に応じて設定されており、年間プランは月額5万円（税別・時間単価2,500円）、6ヶ月プランは月額6万円（税別）、3ヶ月プランは月額7万円（税別）です。

複数の業務を1つの契約枠の中で組み合わせて依頼できるため、業務ごとに異なる委託先を探す手間がかかりません。「今週は請求書発行、来週はデータ入力」といった柔軟な使い方が可能です。

複数名のチーム体制による安定した業務継続と時間繰り越し

URAKATAでは、導入企業140社以上（当社調べ）の実績に基づく複数名のチーム体制で日々の業務をバックアップします。専任の担当者だけでなくチーム全体で業務内容を共有するため、担当者の急な休みや退職で業務が止まる心配がありません。

業務量に波がある月でも無駄なく活用できるよう、使いきれなかった稼働時間を翌月まで繰り越せる仕組みを設けています。

安定した支援体制と柔軟な時間繰り越しにより、費用を無駄にすることなく計画的なアウトソーシングを続けることが可能です。欠員リスクを回避しながら、業務の継続性を確保したい組織に最適です。

マニュアル作成から業務開始まで最短約10日で対応

URAKATAの大きな特徴は、マニュアルが整っていない状態からでも作業の整理とマニュアル作成を代行側で進める点にあります。現状のやり取りをヒアリングしながら業務フローを可視化するため、社内の準備負担を大幅に省けます。

契約から実務のスタートまでは、準備状況などにより変動しますが最短でお申し込みから約10日と、迅速な立ち上げが可能です。すぐに現場の手を借りたい場合でも、時間をかけずに実務へと移行できます。

なお、税理士や社会保険労務士などの専門資格が必要な独占業務（税務申告や社会保険手続きなど）や、経営コンサルティング要素を含む業務は代行の対象外です。ルールに基づく定型的な事務全般を安心して任せられる体制を整えています。

事務のアウトソーシングに関するよくある質問

事務アウトソーシングの導入前には、準備の手間や契約期間の運用ルールについて疑問が生じやすいものです。事前によくある懸念点を解消しておくことで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

現場で質問の多い項目について、実際の運用に沿った判断基準を整理しました。自社の状況と照らし合わせながら確認していきましょう。

マニュアルが整っていない状態でも依頼できる？

マニュアルが一切ない状態であっても、問題なく外部へ依頼できる事業者は多く存在します。事前の面談やチャットでのヒアリングを通じて、担当者が業務手順を聞き取りながらマニュアルを作成してくれるためです。

自社でマニュアルを整えてから依頼しようとすると、準備が進まず導入が先送りになりがちです。最初からマニュアル作成の伴走に対応している事業者を選べば、社内の負担を抑えて業務の移行を進めることが可能です。

月によって作業量に大きな波があっても無駄なく利用できる？

作業量の波がある場合でも、稼働時間の繰り越し制度がある事業者や従量課金型のプランを選べば無駄を防げます。繁忙期と閑散期の差が激しい企業では、契約時間の使い方が重要になります。

月額固定型であっても、余った時間を翌月に繰り越せる仕組みがあれば、閑散期に消化できなかった時間を繁忙期に有効活用することが可能です。契約前に時間繰り越しの可否や条件を確認しておきましょう。

個人情報や社内データのセキュリティ管理はどう担保される？

安全なデータ管理を担保するため、秘密保持契約（NDA）の取り交わしやアクセス権限の適切な管理が行われます。委託先企業がどのような安全基準を設けているかを確認することが必要です。

必要なファイルだけにアクセスを制限し、共有アカウントではなく個別アカウントで二段階認証を設定する運用が一般的です。事業者側のセキュリティ規定を確認し、ルールを順守してやり取りを進めましょう。

申し込みから実際の業務開始までどのくらいの期間がかかる？

問い合わせから実務を開始するまでの期間は、1〜2週間程度となる場合があります。事前面談や業務の切り出し、ツールの権限付与などの準備を経てスタートします。

準備状況やマニュアルの有無によって期間は前後しますが、早い事業者であれば約10日で業務に入ることが可能です。繁忙期に間に合わせたい場合は、余裕を持って問い合わせを進めることを推奨します。

まとめ：事務のアウトソーシングでコア業務に集中できる体制をつくる

事務のアウトソーシングを導入することは、単なる人手不足の解消にとどまらず、組織全体の生産性を大きく引き上げるきっかけとなります。定型業務を外部に任せることで、社内の貴重な人材を売上拡大や重要施策へ集中させられます。

今回の要点としては、以下の通りです。

• 定型事務の切り出し
• 固定費の変動費化
• チーム体制の選定
• マニュアルの伴走

自社の業務を棚卸しし、まずは手順が決まっている経理や営業事務から段階的に切り出していくとスムーズです。マニュアルの作成から伴走してくれる委託先を選べば、準備にかかる社内工数も最小限に抑えられます。

バックオフィス業務の負担を軽減し、柔軟で強い組織体制をつくりたいとお考えの方は、まずは詳しいサービス内容や対応範囲を確認してみてはいかがでしょうか。自社に最適なアウトソーシングの進め方を見つける第一歩として、以下の資料も参考にしてみてください。

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