ダブルブッキングのストレスがゼロに！本業と集客に集中できるようになった

よろしくお願いします。

弊社はフランチャイズに加盟していて、暗闇のピラティス「Beat Pilates」を2店舗運営しています。

代表として、現場には立たずに業務委託のインストラクターのマネジメントをしたり、集客や経費の計算をしたりしています。

もともと代表の吉田さんと面識があったのですが、「令和の虎」に出演されたのを見て、改めて事業内容を知り、お願いしようと思いました。

特に検討していません。それまでは自分ですべてできると思っていたので、外注自体をあまり考えていませんでした。YouTubeを見て、オンライン秘書というサービスがあることを改めて知ったという感じです。

私は本業で美容師もしていて、美容師をしながら経費まわりの計算やシフトの作成を、あまりお金をかけずに自分で頑張ろうと思っていました。ただ、ここは誰かにやってほしいなと思うところもあって、結構パンク気味だったんです。それならもう全部任せちゃおうと。

実際に使ってみると、自分の手がかなり空いたので、美容師の本業にも力を入れられるようになり、自分の時間がかなり増えました。

一番のきっかけは予約サイトです。弊社では予約サイトを2つ使っているのですが、連携ができないんです。片方に予約が入ると、もう片方にも予約が入ってダブルブッキングになってしまう。

予約は24時間オンラインで入るので、寝ている時や美容師の仕事中に予約が入ってしまうと対応できません。片方に予約が入ったらもう片方をクローズする、という作業を誰かにやってもらえないかと思ったのが一番の理由です。

定期的にチェックして反映していただけるようになって、気持ち的にもかなり楽になりました。

最初は予約サイトの操作方法などのマニュアルをこちらで作成してお渡ししたので、そこは少し手間がかかりました。ただ、URAKATAさんの方でしっかり対応していただいたので、大変だと感じたのは1週間くらいです。そこからは問題なく利用させていただいています。

正直、あまり感じなかったですね。最初にマニュアルを渡してお願いした時に1回ミスがありましたが、こちらで修正をお伝えしてからはしっかり対応してくださったので、懸念点にはなっていません。

特に問題なく、かなりスムーズにやり取りできたので、まったくストレスはありませんでした。テキストベースでマニュアルを送ってすぐに対応していただけたので、ミーティングもそれほど多くなく進んでいます。

• 予約サイトの反映と、もう片方のブロック
• 経費関係のシートへの反映（銀行の明細や領収書の管理）
• シフトの反映
• Instagram用の画像・動画などのクリエイティブ作成

などをお願いしています。Instagramは、素材はこちらで用意して、テロップを付けていただくなどの作成部分をお願いしています。投稿自体は今は私がしています。

今はまだ少し余っていますが、「これもお願いできるかな」という業務がいくつかあるので、それをお願いすればちょうどいいくらいかなと思っています。

LINEです。予約の反映・クローズを1日3回、午前中・お昼過ぎ・夕方にやっていただいていて、実施するたびに連絡をいただいています。

レスポンスはかなり早いので、ストレスを感じたことはありません。コミュニケーション面での不満も、今のところ特にないです。

予約は土日にも入るのですが、URAKATAさんの対応は平日の朝から夕方までなので、土日も対応していただけたらとても嬉しいです。今は土日は私がチェックしていて、平日はお任せしています。

また、金曜日にシフトの反映をお願いすると月曜日からの着手になるので、もう少し早いと嬉しいですね。不満というほどではないのですが、こうなってくれたら嬉しいなというところです。

かなりストレスが減りました。誰でもできる業務をやっていただけるのはとてもありがたいです。弊社は社員を雇っていないので、社員を雇うよりも簡単な業務をお任せできるのは、お金の面でもストレスの面でもかなり楽になっています。

美容師の仕事をしっかりできるようになったのと、細かい集客のことをしっかり考えられるようになりました。以前はバックオフィスの作業に使っていた時間を、集客やマネジメントを考える時間にできるようになったので、時間にも気持ちにも余裕ができました。

これまで1年に1店舗のペースで出店してきたので、できれば今年中にもう1店舗加盟したいと考えています。私はずっと美容師をしてきましたし、今のスタジオも女性専門で「女性をきれいにする」サービスなので、今後も美容系のビジネスをやっていきたいですね。

店舗が増えれば社員を雇う必要も出てくると思いますが、誰でもできる業務はURAKATAさんにお願いしようと思っています。

店舗が増えると業務も増えると思うので、その時は40時間、60時間とお願いしたいと思っています。

経営者の方全般に使えると思います。私は領収書や経費をまとめるのにすごく工数がかかって、かなりストレスでした。それはどの経営者でも必ず通る壁なので、自分で時間を使うのはもったいないと思います。個人事業主の方にもおすすめです。

最初は私も「20時間もお願いすることはないかも」と思っていたのですが、最初の壁打ちミーティングで業務を洗い出していただくと、「ここもできるんだ」と、意外とお願いできることは多かったです。

誰でもできる仕事に自分の時間を使うのは、すごくもったいないです。集客やマネジメントなど、自分がしなければいけない仕事にリソースを割いた方が、時間を有効に使えると思います。

「こういう細かい作業もお願いできるのかな」と思ったら、一度ミーティングで壁打ちしてみると、意外とお願いできることがあると思います。ぜひ一度お話を聞いてみてください。