URAKATAご利用ガイド｜お申し込みから業務開始・日々の依頼方法まで

お申し込みから業務開始までの流れ

URAKATAでは、最短でお申し込みから約10日で業務を開始できます。いきなり作業を始めるのではなく、最初に業務を棚卸しし、手順をマニュアルにまとめてから着手するため、立ち上がり後の「思っていたのと違う」を防げます。

1. STEP1無料相談
2. STEP2ヒアリング・業務の棚卸し
3. STEP3プラン決定・お申し込み
4. STEP4キックオフ・業務設計（マニュアル整備）
5. STEP5業務開始
6. STEP6月次定例で改善

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   STEP1 無料相談

   まずは今お困りの業務や、手放したい作業をお聞かせください。「何を任せられるのかわからない」という段階でも問題ありません。無料相談のご予約ページから、ご都合のよい日時をお選びください。

   お客様にご用意いただくもの

   現在負担になっている業務のメモ（箇条書きで十分です）

   URAKATAが行うこと

   サービス内容のご説明、依頼できる業務・できない業務の切り分け、概算の稼働時間のご提案

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   STEP2 ヒアリング・業務の棚卸し

   依頼したい業務を一つずつ洗い出し、「誰が・いつ・何を使って・どんな手順で」行っているかを整理します。マニュアルがない業務でも大丈夫です。作業内容の整理から一緒に進めます。

   お客様にご用意いただくもの

   対象業務の一覧、既存のマニュアルや手順メモ（あれば）、使用中のツール・システム名、業務の頻度と締め日

   URAKATAが行うこと

   業務の棚卸し、URAKATAで対応する範囲と社内に残す範囲の整理、必要な稼働時間の見立て

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   STEP3 プラン決定・お申し込み

   業務量をもとに、契約期間（年間・6ヶ月・3ヶ月）と月間の稼働時間を決めます。月20時間から、業務量に応じて30時間以上のご契約も可能です。申込書のご提出をもって、お申し込みとなります。

   お客様にご用意いただくもの

   申込書（紙面または当社所定の電子手段でご提出いただけます）、口座振替の手続きに必要な情報

   URAKATAが行うこと

   申込内容の確認・承諾、契約成立のご連絡（メール等）、口座振替手続きのご案内

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   STEP4 キックオフ・業務設計（マニュアル整備）

   キックオフミーティングで、窓口となるフロント担当、連絡ツール、依頼のルールを決めます。そのうえでURAKATAが業務ごとのマニュアルを作成し、お客様にご確認・ご承認いただいてから業務に着手します。

   お客様にご用意いただくもの

   連絡ツールのご準備（Chatwork以外をご希望の場合は社内チャット等のアカウント発行）、業務で使うシステムのアカウント・権限、サンプルとなる過去の資料、マニュアル案のご確認

   URAKATAが行うこと

   キックオフの実施、業務マニュアルの作成、アカウント・権限の受け取りと動作確認、業務スケジュールの設計

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   STEP5 業務開始

   承認いただいたマニュアルに沿って、アシスタントチームが業務を開始します。立ち上がり直後は、フロント担当がこまめに確認をとりながら進めます。

   お客様にご用意いただくもの

   日々の依頼、資料・データの共有、確認事項へのご回答

   URAKATAが行うこと

   マニュアルに沿った作業、進捗・完了のご報告、不明点の確認

   目安期間

   最短でお申し込みから約10日で開始

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   STEP6 月次定例で改善

   必要に応じて定例ミーティングを行い、実績の振り返り、稼働時間の使い方、次に任せたい業務などを話し合います。手順の見直しやマニュアルの更新を重ねることで、任せられる範囲が少しずつ広がっていきます。

   お客様にご用意いただくもの

   定例ミーティングのお時間（オンライン）

   URAKATAが行うこと

   業務実績と稼働時間のご報告、手順の見直しのご提案、マニュアルの更新

   目安期間

   ご要望に応じて調整

株式会社オンズ様の導入事例（LINEと月1回の定例で運用）

依頼できる業務・できない業務

依頼できる8つの業務

URAKATAでは、次の8つの領域のバックオフィス業務を、オンラインでまとめてご依頼いただけます。複数の領域にまたがる業務も、同じ稼働時間の中で組み合わせてご利用いただけます。

お受けしていない業務

詳しくは無料相談で、貴社の状況に合わせてご案内します。無料相談を予約する

業務の依頼方法

連絡ツール

ご依頼・ご連絡は、基本的にChatworkで承ります。社内で使っているチャットツールがある場合は、URAKATA用のアカウントを発行いただければそちらで対応します。LINEでのやりとりも可能です。

対応時間とレスポンス

依頼文の書き方（テンプレート）

依頼文に「目的・期限・完成形」がそろっていると、確認のやりとりが減り、稼働時間を作業そのものに使えます。次のテンプレートをコピーしてお使いください。

【依頼】（件名：何をしてほしいか一言で）
■ 目的：何のための作業か
■ 期限：◯月◯日（◯）◯時まで
■ 作業内容：
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■ 使う資料・保存場所：（URLやフォルダ名）
■ 完成形：（ファイル形式、保存先、報告方法）
■ 注意点：（判断に迷ったら確認してほしい点など）

記入例（※利用イメージ（想定例）です）

【依頼】4月分の経費精算データの集計
■ 目的：月次の締め作業のため
■ 期限：5月8日（金）15時まで
■ 作業内容：
 1. 共有フォルダ「経費_4月」の領収書データを経費精算表に入力
 2. 金額が一致しないもの・日付が読めないものは一覧にして報告
■ 使う資料・保存場所：共有フォルダ「経費_4月」、経費精算表テンプレート
■ 完成形：経費精算表（Excel）を同フォルダに保存し、チャットで完了報告
■ 注意点：勘定科目は前月の表に合わせて入力（新しい費目は確認してください）

定型業務（毎月・毎週発生する作業）は、一度マニュアル化すれば毎回ご依頼いただく必要はありません。スポットの作業のみ、上記テンプレートでご依頼ください。

チーム体制

URAKATAは、1人のアシスタントに任せきりにしないチーム制でサポートします。

• お客様: 依頼内容・判断が必要な事項をフロント担当に伝えます。
• フロント担当（窓口・進行管理）: ご依頼の受付、アシスタントへの割り振り、進捗と品質の管理、稼働時間の管理、月次定例の進行を担当します。
• アシスタントチーム（作業担当）: マニュアルに沿って実際の作業を行います。

業務はマニュアルにもとづいてチームで対応するため、特定の人しか分からない「属人化」を防ぎ、担当者の交代や不在があっても業務が止まりにくい体制です。なお、作業を担当するアシスタントの編成はURAKATAが決定し、特定のアシスタント個人を指名することはできません。

稼働時間のルール

基本稼働時間

ご契約いただいた月間稼働時間（月20時間〜。業務量に応じて30時間以上のご契約も可能です）が、毎月付与されます。稼働時間は、依頼業務の作業にかかった時間から消化されます。

余った時間の繰越

当月に使いきれなかった稼働時間は、翌月まで繰り越せます。

時間が足りないとき（追加チャージ・定期チャージ）

その月の残り稼働時間を使い切った場合は、追加チャージのご発注、または翌月分の付与をもって業務を再開します。

稼働時間の報告

稼働時間の消化状況は、フロント担当からご報告します。

詳しくは無料相談で、貴社の状況に合わせてご案内します。無料相談を予約する

料金とお支払い

プラン料金

• 別途システム利用料 月額3,300円（税込）
• プラン料金は税別表記です。
• 30時間以上のご契約も可能です。

詳しくは料金プランページをご覧ください。

お支払い方法と初月のご請求

• お支払いは口座振替です。
• 請求書発行のタイミングにより、初月は2ヶ月分をまとめてご請求する場合があります。

詳しくは無料相談で、貴社の状況に合わせてご案内します。無料相談を予約する

情報セキュリティとアカウント共有

URAKATAでは、業務で扱う情報を、お客様と当社の双方が秘密情報として扱うことを利用規約で定めています。秘密保持義務は契約期間中だけでなく、契約終了後3年間続きます（マイナンバー等の特定個人情報は、法令上の保管期間が経過するまで）。契約終了時やご要望があった場合には、お預かりした資料を返却または廃棄します。

また、オンラインで安全に業務を進めるため、業務管理システムの定期補修・セキュリティ強化、ファイル共有・チャット管理の安定稼働、障害時のバックアップ環境の整備を継続的に行っています。

アカウント・パスワード共有の推奨方法

業務で使うシステムのアカウントは、次の方法での共有をおすすめしています（いずれも一般的な推奨事項です。具体的な方法はキックオフでご相談ください）。

• 可能なシステムでは、URAKATA用の専用アカウントを発行し、必要な権限だけを付与する
• パスワードをチャットに直接書き込まず、パスワード管理ツールの共有機能など、URAKATAと取り決めた方法で共有する
• 二段階認証が必要なアカウントは、認証コードの受け取り方法を事前に決めておく
• 共有したアカウントの一覧を社内で管理する
• 契約終了時は、URAKATA用アカウントの削除、共有したパスワードの変更を行う

なお、アカウント情報やパスワードは、お客様ご自身でも厳重に管理いただくようお願いしています。1つのアカウントを複数人で共有して利用する場合は、共有する全員がサービス利用に関する義務と責任を負うことになります（利用規約第7条）。

詳しくは無料相談で、貴社の状況に合わせてご案内します。無料相談を予約する

契約期間・更新・プラン変更・解約

契約に関する主なルールは次のとおりです。詳細は利用規約およびお申込書の記載をご確認ください（お申込書の記載が利用規約と異なる場合は、お申込書が優先されます）。

詳しくは無料相談で、貴社の状況に合わせてご案内します。無料相談を予約する

ご利用に関するよくある質問

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