広告代理店・Web制作会社の経営者によくある事務の悩み
媒体の請求額とクライアントへの請求額の突合に、月初の数日が消える
Google、Meta、LINEなど媒体ごとに請求書の形式も締め日も違います。立替えた広告費と手数料をクライアントごとに計算し、請求書に反映するまでの作業は、ミスが許されないうえに時間がかかります。
月次レポートの数値転記に、運用担当者の時間が取られている
管理画面から数値を書き出し、クライアントごとのレポートのひな形に貼り付けて体裁を整える。分析や改善提案に使いたい時間の多くが、転記作業に取られています。
フリーランスや外注先への発注と支払いの管理が追いつかない
デザイナー、ライター、カメラマン、エンジニア。外注先が増えると、発注書の作成、請求書の受領、支払い一覧の作成、源泉徴収の対象かどうかの確認まで、事務が一気に増えます。
見積書・契約書・請求書のフォーマットがバラバラ
担当者ごとに作った見積書や契約書のひな形が混在し、案件の途中で金額や条件がどれが最新か分からなくなることがあります。
入金の確認と未入金の催促が、営業担当任せになっている
クライアントからの入金を消し込み、遅れている先に連絡する作業が属人化しています。担当者が忙しい月ほど確認が遅れ、資金繰りの見通しも立てにくくなります。
案件の管理表と実際の進行がずれていく
スプレッドシートやタスク管理ツールの案件管理表の更新が追いつかず、どの案件がどこまで進み、どこまで請求したのかを把握しにくくなっています。
広告代理店・Web制作会社でURAKATAに任せられる業務
代理店・制作会社の事務は、案件ごとの金額と進行状況を正しくそろえ続けることが中心です。URAKATAでは、次のような作業をお預かりしています。運用や制作の判断は貴社が行い、URAKATAは数字と書類の作業を担当します。
経理代行：広告費と請求・支払いをそろえる
- 媒体ごとの請求額と、クライアント別の広告費・手数料の突合
- クライアントへの請求書の発行と送付
- 入金の確認・消し込み、未入金先のリスト作成とお知らせの連絡
- 外注先からの請求書の受領・内容確認、支払い一覧と振込データの作成
- 外注費のうち源泉徴収の対象となる支払いの一覧化（判断は税理士と連携）
- 経費精算と会計ソフトへの入力、税理士に提出する月次資料の取りまとめ
※会計ソフトへの入力は、貴社（または顧問税理士）が決めた勘定科目・金額に沿って行います。勘定科目の判断や税務の判断は行いません。
経理代行の詳細営業事務代行：見積から契約までの書類を整える
- 貴社が用意した見積書・発注書・契約書のひな形への、案件ごとの条件の入力（ひな形の内容と条件は貴社が決定）
- 外注先への発注時に、貴社が決めた取引条件（業務内容・報酬額・支払期日など）を貴社のひな形に入力した発注書面の作成
- 案件管理表（受注・進行・請求状況）の更新
- 提案資料・営業資料の体裁の調整やデータの差し替え
- 問い合わせフォームからのリードの一覧化と、担当者への振り分け
WEB業務代行：レポートと入稿の作業を進める
- 広告管理画面・アクセス解析ツールからの数値の書き出しと、月次レポートのひな形への転記
- レポートのグラフ・表の体裁の調整
- 指示書に沿った入稿作業の補助（テキスト・画像の差し替えなど）
- CMSへの記事・お知らせの入稿、画像の差し替え作業
オンライン秘書代行：打ち合わせと連絡を整理する
- クライアントや外注先との打ち合わせの日程調整、Web会議のURLの発行と共有
- 代表・ディレクターのスケジュール管理
- 問い合わせメールの一次整理
総務代行：契約とアカウントを管理する
- クライアント・外注先との契約書の保管と更新時期の管理
- 各種ツール・SaaSの契約とアカウントの一覧化、更新時期の管理
- 秘密保持契約の締結状況の管理表の更新
※広告運用の戦略立案、予算配分の判断、クリエイティブの企画など、コンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
総務代行の詳細導入前と導入後の変化
※利用イメージ（想定例）です
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 1日の流れ（代表兼ディレクター） | 午前はクライアントとの打ち合わせ、午後は制作の確認。夕方以降に見積書の作成、外注先への発注、未入金先へのメール。 | 見積書・発注書は条件を伝えればURAKATAが作成し、代表は確認して送るだけ。打ち合わせの日程調整もURAKATAが進め、夕方は提案の準備に使える。 |
| 1ヶ月の流れ | 月初の3〜4日は媒体請求の突合、クライアントへの請求書発行、月次レポートの作成に追われる。外注先への支払い準備は締め切り直前。 | 媒体請求の突合と請求書の作成、レポートへの数値転記はURAKATAが先に進め、担当者は分析と所見の記入に集中。外注先への支払い一覧も期日前にそろう。 |
| 経営者の役割 | 自ら事務を回しながら案件を進める | 提案・品質管理・新規開拓に時間を使い、事務は確認と承認のみ |
月20時間の使い方シミュレーション
※利用イメージ（想定例）です。前提: 社員5〜10名、取引中のクライアント20社程度、外注先10名程度の広告代理店・制作会社
| 業務 | 頻度 | 月の作業時間 |
|---|---|---|
| 媒体請求と広告費の突合、クライアントへの請求書の発行 | 月1回（月初） | 4.0時間 |
| 月次レポートへの数値転記・体裁の調整 | 月1回（月初） | 4.0時間 |
| 見積書・発注書の作成、取引条件を記載した発注書面の作成 | 随時 | 2.5時間 |
| 外注先の請求書の受領・確認、支払い一覧・振込データの作成 | 月1回 | 2.5時間 |
| 経費精算・会計ソフトへの入力 | 週1回 | 2.5時間 |
| 入金の確認・消し込み、未入金先へのお知らせの連絡 | 月2回 | 2.0時間 |
| 案件管理表・契約書の更新と保管 | 週1回 | 2.0時間 |
| 定例ミーティング・月次報告 | 月1回 | 0.5時間 |
| 合計 | 20.0時間 | |
月初に作業が集中しやすい業種のため、作業時期と優先順位を事前に決めておくと、月20時間を効率よく使えます。クライアントが増えた場合は30時間以上のご契約や追加チャージで調整できます。
広告代理店・Web制作会社の導入事例
広告代理店・Web制作会社の導入事例は、現在掲載の準備を進めています。近い業種の事例として、SNS・採用・メディア関連の事業を営む企業の事例をご紹介します。
株式会社S.Line様
SNSコンサルティング事業、スクール運営、美容サロン運営。スタッフの給与計算、シフト管理、売上管理、経費計算、採用関連のメール確認などを依頼。代表が経理業務から離れて本業のSNS事業にリソースを集中できるようになり、「月末の経理業務がほぼゼロになった」とお話しいただいています。
事例を読む合同会社B・C様
求人広告代理店・採用コンサルティング事業、店舗経営。採用事業に関わる事務作業、書類の作成・送付、請求書処理、求人広告の原稿作成などを依頼し、営業活動とクライアントへの価値提供に使える時間が増えました。
事例を読む株式会社ドリームアシスタント様
YouTubeチャンネル運営、飲食経営スクールの運営。経理関連の業務、受講生リストの収集、数値データのレポートの回収・集計・管理を依頼。固定の作業を外部に任せたことで、事務の負担が30〜40％削減されました。
事例を読む対象外の業務と専門家との連携
税理士・社会保険労務士・行政書士等の独占業務（税務申告・税務代理、社会保険・労働保険の手続き代行、許認可申請 等）はお受けしていません。URAKATAはそれらに必要な資料・データの整理や入力など、事務作業の部分を担当し、専門家との連携をスムーズにします。
集客戦略の立案や広告運用などコンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
広告代理店・Web制作会社で特にご注意いただきたい業務:
| 対象外の業務 | 担当する専門家など | URAKATAが対応できる周辺作業 |
|---|---|---|
| 広告運用の戦略立案、予算配分・入札の判断、改善提案 | 貴社 | 管理画面からの数値の書き出し、レポートへの転記、指示書に沿った入稿作業の補助 |
| クリエイティブ・サイト構成の企画、コピーの考案 | 貴社 | 決まった原稿・素材の差し替え、CMSへの入稿作業 |
| 取引条件の決定、契約内容の法的な判断（著作権の帰属、フリーランスとの取引に関する法令への適合など） | 弁護士 等・貴社 | 決まった条件に沿った発注書面・契約書の作成、締結状況の管理 |
| 源泉徴収の要否の判断、税務申告、消費税・インボイスの判断 | 税理士 | 外注費の一覧化、月次資料の入力・取りまとめ |
ご利用開始までの流れ
STEP1
無料相談
無料相談のご予約ページから、ご都合のよい日時をお選びください。現在の業務内容やお困りごとを伺います。
STEP2
ヒアリング・業務の棚卸し
任せたい業務を一緒に洗い出し、URAKATAで対応する範囲と必要な稼働時間の目安を整理します。マニュアルがない業務も、作業の整理から支援します。
STEP3
プラン決定・お申し込み
業務量をもとに契約期間と月間の稼働時間を決め、申込書をご提出いただきます。お支払いは口座振替です。
STEP4
キックオフ・業務設計（マニュアル整備）
連絡ツール（基本はChatwork。社内チャットやLINEにも対応）とアカウント・権限を準備し、URAKATAが作成したマニュアルをご確認・ご承認いただきます。
STEP5
業務開始
最短でお申し込みから約10日で、承認いただいたマニュアルに沿って業務を開始します。窓口のフロント担当が進行を管理します。
STEP6
月次定例で改善
必要に応じて定例ミーティングを行い、実績と稼働時間の使い方を振り返りながら、手順やマニュアルを見直します。
詳しい手順や準備物はご利用ガイドをご覧ください。お申し込みから業務開始までの流れを見る
料金
URAKATAは、月20時間分の業務をまとめて依頼できる定額制のバックオフィス代行です。
| 契約期間 | 月額（税別・月20時間） | 1時間あたり |
|---|---|---|
| 年間プラン | 50,000円 | 2,500円 |
| 6ヶ月プラン | 60,000円 | 3,000円 |
| 3ヶ月プラン | 70,000円 | 3,500円 |
- 別途システム利用料 月額3,300円（税込）
- 30時間以上のご契約も可能です。月の途中で足りなくなった場合は追加チャージできます（20時間 55,000円（税別）／税込60,500円。10時間単位でも追加できます）
- 使い切れなかった時間は翌月まで繰り越せます（2ヶ月以上の繰り越しはできません）
- お支払いは口座振替です
詳しくは料金プランをご覧ください。
広告代理店・Web制作会社のバックオフィス代行でよくある質問
Q1.少人数の制作会社やフリーランスに近い規模でも依頼できますか？
はい、ご依頼いただけます。月20時間・月額5万円（税別）からの定額制で、事務スタッフを雇うほどではないけれど、代表やディレクターが事務に時間を取られている会社に向いています。
Q2.広告の管理画面から月次レポートを作る作業もお願いできますか？
管理画面の閲覧権限を共有いただければ、決まったひな形への数値の書き出し・転記と、グラフや表の体裁の調整に対応します。数値の分析や改善提案などの所見は、貴社の担当者に記入していただく進め方をおすすめしています。
Q3.広告運用そのものを代行してもらうことはできますか？
広告運用の戦略立案や予算配分の判断など、コンサルティング要素を含む業務はURAKATAでは対象外です。入稿作業の補助やレポート作成など、指示に沿った作業部分には対応します。運用そのものを外部に任せたい場合は、LISH株式会社のWEB広告運用支援をご案内します。
Q4.媒体費の立替えやクライアントへの請求書発行もお願いできますか？
媒体の請求書とクライアントごとの広告費・手数料の突合、請求書の作成と送付、入金の確認に対応します。資金の立替えや振込の実行そのものは貴社で行っていただき、URAKATAは振込データの作成など準備の作業を担当します。
Q5.フリーランスや外注先への発注書の作成もお願いできますか？
業務内容・報酬額・支払期日など、貴社で決めた取引条件を貴社のひな形に入力して発注書や契約書を作成する作業と、締結状況の管理に対応します。取引条件の決定や、法令に適合しているかどうかの判断は貴社と専門家で行っていただきます。
Q6.クライアントの情報を扱うので、情報管理が心配です。
業務に必要な範囲のアカウントやフォルダだけを共有いただき、その中で作業します。どの情報をどの範囲で共有するかはご契約前に一緒に整理します。クライアントとの秘密保持契約の内容に沿った運用が必要な場合も、無料相談の際にご相談ください。