フィットネス・パーソナルジム経営者によくある事務の悩み
入会・退会・休会の申込書の処理がたまっていく
紙やフォームで届く申込書を会員管理システムや台帳に入力し、決済サービスにも登録する。月末や月初に手続きが集中すると、トレーニングの合間ではとても追いつきません。
月会費の入金確認と未納の連絡が、気まずく後回しになる
口座振替の結果やクレジットカード決済のエラーを確認し、未納の会員に連絡する作業は、トレーナーを兼ねるオーナーには心理的な負担も大きく、つい後回しになりがちです。
領収書の発行依頼に、その都度対応している
法人契約の会員や福利厚生で通う会員から、領収書の発行や再発行を頼まれることがあります。1件ずつは短時間でも、セッションの合間に対応するのは手間です。
トレーナーの報酬計算がセッション数ごとで複雑
業務委託トレーナーの報酬がセッション数や担当会員数で変わると、月末の集計が大変です。スケジュール表と実績を突き合わせる作業に、何時間もかかってしまいます。
体験予約や問い合わせへの返信が遅れて、入会の機会を逃す
LINEや予約フォームから届く体験の申込みや質問に、セッション中は返信できません。返信が翌日になるうちに、ほかのジムに申し込まれてしまうこともあります。
プロテインやサプリなど物販の在庫と売上が合わない
店頭で販売している商品の在庫表の更新が止まり、売上と在庫が合わなくなることがあります。発注のタイミングも担当者の感覚頼みになっています。
フィットネス・パーソナルジムでURAKATAに任せられる業務
ジムの事務は、会員一人ひとりの契約状況とお金の動きをそろえ続ける仕事です。URAKATAでは、次のような作業をお預かりしています。お使いの会員管理システムや決済サービスのデータを基に進めます。
事務代行：会員台帳と申込書類を整える
- 入会・退会・休会・プラン変更の申込書の内容を会員管理システムや台帳へ入力
- 会員の住所・連絡先などの管理シートの更新
- 回数券・チケットの残り回数や有効期限の管理表の更新
- トレーナー・スタッフ向けマニュアル（受付、入会手続き、清掃など）の作成・更新
- プロテイン・サプリなど物販商品の在庫表の更新と発注リストの作成
経理代行：会費とお金の動きをそろえる
- 口座振替・クレジットカード決済の結果の確認と、入金状況の管理表への反映
- 未納会員のリスト作成と、決まった文面による入金のお願いの連絡
- 領収書の発行・送付
- 業務委託トレーナーの報酬計算の元データ（セッション数・担当会員数）の集計
- 経費の領収書の整理と会計ソフトへの入力、税理士に提出する月次資料の取りまとめ
※会計ソフトへの入力は、貴社（または顧問税理士）が決めた勘定科目・金額に沿って行います。勘定科目の判断や税務の判断は行いません。
経理代行の詳細オンライン秘書代行：体験予約と問い合わせを取りこぼさない
- LINEやフォームからの問い合わせへの一次返信（よくある質問への回答はテンプレート化）
- 体験セッションの日程調整とリマインド連絡
- オーナーのスケジュール管理、取引先とのメール対応の整理
WEB業務代行：店舗情報と発信の作業を進める
- SNSの予約投稿作業（投稿内容はジムで決定、またはご指示に沿って作成）
- Googleビジネスプロフィール・公式サイトの営業時間やキャンペーン情報の更新作業
- 会員へのLINE一斉配信の作業（配信内容はジムで決定）
採用代行：トレーナー募集の事務を進める
- 求人媒体への募集情報の登録・更新作業
- 応募者への一次返信と面接日程の調整
※会員獲得の施策立案や広告運用などコンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
採用代行の詳細導入前と導入後の変化
※利用イメージ（想定例）です
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 1日の流れ（トレーナー兼オーナー） | セッションの合間に体験予約のLINEに返信し、入会申込書を会員管理システムに入力。夜は領収書の発行依頼や未納会員への連絡。 | 体験予約への一次返信と日程調整はURAKATAが進め、オーナーは確定した予定を確認するだけ。申込書は写真やデータで共有すれば、翌営業日までに入力が終わる。 |
| 1ヶ月の流れ | 月初は口座振替の結果確認と未納会員への連絡、月末はトレーナー報酬の集計。入退会が重なる月は休日も作業。 | 入金状況の管理表と未納会員のリストがURAKATAから届き、オーナーは連絡の要否を判断するだけ。トレーナー報酬の集計資料も締め後にそろう。 |
| オーナーの役割 | トレーナー・受付・事務を一人で担当 | セッションの質と会員の継続率の向上、トレーナーの育成に時間を使う |
月20時間の使い方シミュレーション
※利用イメージ（想定例）です。前提: パーソナルジム2店舗・会員150名程度・業務委託トレーナー5名程度、会員管理システムと決済サービスを利用
| 業務 | 頻度 | 月の作業時間 |
|---|---|---|
| 入会・退会・休会・プラン変更の入力、会員台帳の更新 | 週2回 | 4.0時間 |
| 月会費の入金確認、未納会員のリスト作成・連絡 | 月2回 | 3.0時間 |
| 体験予約・問い合わせへの一次返信、日程調整 | 随時 | 3.0時間 |
| トレーナー報酬の計算資料の作成（セッション数の集計） | 月1回 | 2.5時間 |
| 経費の領収書の整理と会計ソフトへの入力 | 週1回 | 2.5時間 |
| SNSの予約投稿作業 | 週1回 | 2.0時間 |
| 領収書の発行・送付 | 随時 | 1.5時間 |
| 物販商品の在庫表の更新・発注リストの作成 | 月2回 | 1.0時間 |
| 定例ミーティング・月次報告 | 月1回 | 0.5時間 |
| 合計 | 20.0時間 | |
入会が増えるキャンペーン月や、年度替わりで退会・休会が重なる月は、追加チャージで作業時間を増やせます。落ち着いている月の残り時間は翌月に繰り越せます。
フィットネス・パーソナルジムの導入事例
フィットネスクラブ ビッグバンジャパン様
24時間ジムのほか、ラーメン店・整体店も運営。「事務員は雇うほどの業務量ではないけれど、自分でやるには業務量が多い」という状態でした。ジムの入会・退会申込書の入力、領収書の送付、入金確認、勤怠チェック、SNSの予約投稿、LINEでの顧客対応、未納の催促と領収書発行の事務、顧客の住所など個人情報の管理シートへの入力をURAKATAに依頼。導入後最初の1ヶ月は専任スタッフが付いて引き継ぎを進めました。「業務の引き継ぎがスムーズだった」「報告・連絡・相談が的確で、安心して任せられる」とお話しいただいています。
事例を読むNORTH YORK様
フィットネスジム・ヘッドスパ専門店を運営。毎月の売上報告、給与計算、スタッフのインセンティブ計算など事務作業全般を依頼。苦手な表計算の作業も任せられるようになり、1ヶ月あたり1週間分（約20時間）の業務時間が増えました。
事例を読む対象外の業務と専門家との連携
税理士・社会保険労務士・行政書士等の独占業務（税務申告・税務代理、社会保険・労働保険の手続き代行、許認可申請 等）はお受けしていません。URAKATAはそれらに必要な資料・データの整理や入力など、事務作業の部分を担当し、専門家との連携をスムーズにします。
集客戦略の立案や広告運用などコンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
フィットネス・パーソナルジムで特にご注意いただきたい業務:
| 対象外の業務 | 担当する専門家など | URAKATAが対応できる周辺作業 |
|---|---|---|
| 会員規約・利用契約書の作成や改定、解約・返金・中途解約に関する法的な判断 | 弁護士 等・貴社 | 決まった規約に沿った手続き書類の整理、解約・返金の対象者リストの作成 |
| 未納会費の法的な督促（内容証明の作成・送付、支払督促など） | 弁護士 等 | 決まった文面での入金のお願いの連絡、未納状況の管理表の作成 |
| 業務委託トレーナーとの契約内容の判断、報酬制度の設計 | 社会保険労務士・弁護士 等 | 決まったルールに沿った報酬の計算資料の作成 |
| 税務申告、消費税・インボイスの判断 | 税理士 | 月次資料の入力・取りまとめ |
| 会員獲得の施策立案、広告運用 | 貴社（集客のご相談はLISHのマーケティング支援へ） | 決まった内容の投稿・情報更新作業 |
ご利用開始までの流れ
STEP1
無料相談
無料相談のご予約ページから、ご都合のよい日時をお選びください。現在の業務内容やお困りごとを伺います。
STEP2
ヒアリング・業務の棚卸し
任せたい業務を一緒に洗い出し、URAKATAで対応する範囲と必要な稼働時間の目安を整理します。マニュアルがない業務も、作業の整理から支援します。
STEP3
プラン決定・お申し込み
業務量をもとに契約期間と月間の稼働時間を決め、申込書をご提出いただきます。お支払いは口座振替です。
STEP4
キックオフ・業務設計（マニュアル整備）
連絡ツール（基本はChatwork。社内チャットやLINEにも対応）とアカウント・権限を準備し、URAKATAが作成したマニュアルをご確認・ご承認いただきます。
STEP5
業務開始
最短でお申し込みから約10日で、承認いただいたマニュアルに沿って業務を開始します。窓口のフロント担当が進行を管理します。
STEP6
月次定例で改善
必要に応じて定例ミーティングを行い、実績と稼働時間の使い方を振り返りながら、手順やマニュアルを見直します。
詳しい手順や準備物はご利用ガイドをご覧ください。お申し込みから業務開始までの流れを見る
料金
URAKATAは、月20時間分の業務をまとめて依頼できる定額制のバックオフィス代行です。
| 契約期間 | 月額（税別・月20時間） | 1時間あたり |
|---|---|---|
| 年間プラン | 50,000円 | 2,500円 |
| 6ヶ月プラン | 60,000円 | 3,000円 |
| 3ヶ月プラン | 70,000円 | 3,500円 |
- 別途システム利用料 月額3,300円（税込）
- 30時間以上のご契約も可能です。月の途中で足りなくなった場合は追加チャージできます（20時間 55,000円（税別）／税込60,500円。10時間単位でも追加できます）
- 使い切れなかった時間は翌月まで繰り越せます（2ヶ月以上の繰り越しはできません）
- お支払いは口座振替です
詳しくは料金プランをご覧ください。
パーソナルジムのバックオフィス代行でよくある質問
Q1.1店舗だけのパーソナルジムでも依頼できますか？
はい、ご依頼いただけます。月20時間・月額5万円（税別）からの定額制で、事務スタッフを雇うほどではないけれど、トレーナーを兼ねるオーナーだけでは手が回らないジムに向いています。
Q2.会員管理システムや決済サービスの画面を使った作業もできますか？
会員管理システムや決済サービスの閲覧・操作権限、またはダウンロードしたデータを共有いただければ、会員情報の入力や入金状況の確認に対応します。お使いのシステムで作業できるかどうかと、権限の範囲は無料相談の段階で確認します。
Q3.月会費が未納の会員への連絡もお願いできますか？
事前にジムで決めた文面とルールに沿って、入金のお願いの連絡や未納状況の管理表の更新に対応します。支払督促や内容証明郵便による請求など法的な手続きはお受けしていないため、必要な場合は弁護士などの専門家にご相談ください。
Q4.体験予約の受付や、LINEでの問い合わせ対応もできますか？
LINEや予約フォームで届く問い合わせへの一次返信と、体験セッションの日程調整に対応します。よくある質問は回答のテンプレートを一緒につくり、判断が必要な内容はジムに確認してから返信します。対応時間は平日10:00〜17:00（土日祝除く）です。
Q5.トレーナーの報酬計算もお願いできますか？
セッション数や担当会員数など、ジムで決めている報酬のルールを共有いただければ、スケジュールや実績のデータを集計して報酬の計算資料を作成します。報酬制度そのものの設計や契約内容の判断は対象外です。
Q6.会員規約の作成や、解約・返金の判断もお願いできますか？
会員規約の作成・改定や、解約・返金に関する法的な判断はお受けしていません。規約の内容はジムの責任者と弁護士などの専門家で決めていただき、URAKATAは決まった規約に沿った手続き書類の整理や、対象となる会員のリスト作成などの事務作業を担当します。