建設業・工務店の経営者によくある事務の悩み
見積書の作成が夜や休日にずれ込み、提出が遅れる
現地調査のあと、数量と単価を拾って見積書に仕上げる作業は、現場が終わってからしかできません。提出が遅れるうちに、ほかの会社に決まってしまうこともあります。
工事ごとの原価が見えず、利益が出ているか分からない
材料費や外注費の請求書を工事ごとに振り分けて工事台帳に入力する作業が追いつかず、完成してしばらくたってから赤字に気づくことがあります。
協力会社からの請求書の確認と支払い準備が月末に集中する
締め日が近づくと、職人さんや協力会社から請求書が一斉に届きます。注文書の金額と照らし合わせ、支払い一覧と振込データをつくる作業が、月末の現場と重なります。
安全書類の取りまとめに、毎回時間がかかる
元請会社から求められる作業員名簿などの安全書類は、現場ごとに提出が必要です。協力会社から情報を集め、書式に合わせて整える作業が負担になっています。
パートの事務員だけでは回らず、社長や社員が残業している
事務員の勤務時間が限られていて、足りない分は現場から戻った社長や社員が夜に片付けている。現場の疲れに事務の残業が重なり、スタッフが疲弊しています。
工事写真の整理と報告書づくりが後回しになる
現場で撮りためた工事写真を、工程ごとに整理して写真台帳や完了報告書にまとめる作業は、つい後回しに。施主や元請会社への提出の直前に慌てて作業しています。
建設業・工務店でURAKATAに任せられる業務
建設業の事務は、見積・契約・施工・請求・支払いまで、工事ごとの書類と数字をつなぎ続ける仕事です。URAKATAでは、次のような作業をお預かりしています。金額や数量の判断は貴社が行い、URAKATAは書類の作成と数字の整理を担当します。
営業事務代行：見積から契約までの書類を整える
- 貴社が拾った数量・単価や手書きのメモをもとにした見積書の作成・清書
- 貴社が用意したひな形（見積書・注文書・請書・工事請負契約書）への、案件ごとの条件の入力（ひな形の内容と条件は貴社が決定）
- 引合い・見積・受注の状況の管理表の更新
- 施主・元請会社との打ち合わせの日程調整
経理代行：工事ごとのお金を見える化する
- 請求書の作成（出来高請求・完成時の請求）と送付
- 入金の確認・消し込み、未入金先のリスト作成
- 材料費・外注費の請求書の工事ごとの振り分けと、工事台帳・原価集計表への入力
- 協力会社・仕入先の請求書と注文書の照合、支払い一覧・振込データの作成
- 経費の領収書の整理と会計ソフトへの入力、税理士に提出する月次資料の取りまとめ
※会計ソフトへの入力は、貴社（または顧問税理士）が決めた勘定科目・金額に沿って行います。勘定科目の判断や税務の判断は行いません。
経理代行の詳細事務代行：現場の書類と写真を整える
- 安全書類（作業員名簿など）の作成に必要な情報の収集と、書式への入力
- 工事写真の工程別の整理と、写真台帳・完了報告書への貼り付け
- 協力会社・職人さんの連絡先や保有資格、保険加入状況の一覧表の更新
- 業務マニュアル・社内ルールの文書化
総務代行：許可・保険・車両の期限を管理する
- 建設業許可・各種資格・保険・車両の車検などの有効期限の管理表の作成と、期限前のお知らせ
- 工具・備品のリースや保守契約の一覧化と更新時期の管理
- 決算変更届や許可更新に向けた資料（工事経歴のもとになる工事一覧など）の整理（届出書類の作成・提出は行政書士と連携）
導入前と導入後の変化
※利用イメージ（想定例）です
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 1日の流れ（社長兼現場責任者） | 朝から現場に出て、夕方に事務所へ戻ってから見積書の作成と請求書の確認。職人さんから届いた写真の整理は週末にまとめて。 | 現地調査のメモと数量を写真やデータで送れば、見積書の作成・清書はURAKATAが翌営業日までに進める。社長は内容を確認して提出するだけで、夕方以降は翌日の段取りに集中できる。 |
| 1ヶ月の流れ | 月末は協力会社の請求書の確認と支払い準備、施主への請求書発行が重なる。工事台帳の入力は後回しで、工事ごとの利益は決算まで分からない。 | 請求書は届いたらチャットに共有。注文書との照合と支払い一覧・振込データの準備、工事台帳への入力はURAKATAが進め、社長は月次で工事ごとの原価を確認できる。 |
| 経営者の役割 | 現場と事務の両方を抱え、事務は残業で対応 | 現場の品質管理と営業、職人さんの確保に時間を使い、事務は確認と判断のみ |
月20時間の使い方シミュレーション
※利用イメージ（想定例）です。前提: 社員5〜15名、月10〜20件の工事を手がける工務店・リフォーム会社
| 業務 | 頻度 | 月の作業時間 |
|---|---|---|
| 見積書の作成・清書（数量・単価は貴社が決定） | 週2回 | 4.0時間 |
| 材料費・外注費の工事ごとの振り分け、工事台帳・原価集計表への入力 | 週1回 | 4.0時間 |
| 請求書の作成・送付（出来高・完成）、入金の確認 | 月2回 | 3.0時間 |
| 協力会社の請求書と注文書の照合、支払い一覧・振込データの作成 | 月1回（締め後） | 2.5時間 |
| 安全書類の作成に必要な情報の収集と入力 | 現場ごと | 2.5時間 |
| 注文書・請書・工事請負契約書のひな形への入力と保管 | 随時 | 2.0時間 |
| 工事写真の整理と写真台帳への貼り付け | 現場ごと | 1.5時間 |
| 定例ミーティング・月次報告 | 月1回 | 0.5時間 |
| 合計 | 20.0時間 | |
年度末の工事の集中や、大型案件の着工前など作業が増える月は、追加チャージで作業時間を増やせます。落ち着いている月の残り時間は翌月に繰り越せます。
建設業・工務店の導入事例
株式会社FDC様
兵庫県神戸市、店舗の改装・新装工事。パートタイムの事務員だけでは勤務時間が足りず、足りない部分は現場から戻ったあとに社員が対応していたため、帰宅時間が遅くなりスタッフが疲弊していました。見積書の作成、請求書の作成、契約書の作成、シートの作成業務など事務作業全般をURAKATAに依頼。日常のやり取りはLINEで、新しい業務を依頼するときはZoomで打ち合わせを行っています。導入後はコア業務に集中できるようになり、事務作業が苦手なスタッフの精神的な負担も軽くなりました。「URAKATAがないと困る」とお話しいただいています。
事例を読む対象外の業務と専門家との連携
税理士・社会保険労務士・行政書士等の独占業務（税務申告・税務代理、社会保険・労働保険の手続き代行、許認可申請 等）はお受けしていません。URAKATAはそれらに必要な資料・データの整理や入力など、事務作業の部分を担当し、専門家との連携をスムーズにします。
集客戦略の立案や広告運用などコンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
建設業・工務店で特にご注意いただきたい業務:
| 対象外の業務 | 担当する専門家など | URAKATAが対応できる周辺作業 |
|---|---|---|
| 建設業許可の新規・更新・業種追加の申請 | 行政書士 | 有効期限の管理、申請に必要な資料（工事一覧、契約書の写しなど）の収集と整理 |
| 決算変更届（事業年度終了届）・変更届の作成と提出 | 行政書士 | 工事経歴書のもとになる工事一覧の整理、決算資料の取りまとめ |
| 経営事項審査（経審）の申請、入札参加資格の申請 | 行政書士 | 必要書類・データの収集と整理 |
| 数量の拾い出し・積算・単価の決定、設計・施工に関する判断 | 貴社 | 貴社が決めた数量・単価をもとにした見積書の作成 |
| 労災保険・雇用保険の手続き、一人親方の労災特別加入の手続き | 社会保険労務士・労働保険事務組合 等 | 必要情報の取りまとめと書類の受け渡し |
| 工事進行基準など収益認識の判断、税務申告 | 税理士 | 工事台帳・原価集計表の入力、月次資料の取りまとめ |
ご利用開始までの流れ
STEP1
無料相談
無料相談のご予約ページから、ご都合のよい日時をお選びください。現在の業務内容やお困りごとを伺います。
STEP2
ヒアリング・業務の棚卸し
任せたい業務を一緒に洗い出し、URAKATAで対応する範囲と必要な稼働時間の目安を整理します。マニュアルがない業務も、作業の整理から支援します。
STEP3
プラン決定・お申し込み
業務量をもとに契約期間と月間の稼働時間を決め、申込書をご提出いただきます。お支払いは口座振替です。
STEP4
キックオフ・業務設計（マニュアル整備）
連絡ツール（基本はChatwork。社内チャットやLINEにも対応）とアカウント・権限を準備し、URAKATAが作成したマニュアルをご確認・ご承認いただきます。
STEP5
業務開始
最短でお申し込みから約10日で、承認いただいたマニュアルに沿って業務を開始します。窓口のフロント担当が進行を管理します。
STEP6
月次定例で改善
必要に応じて定例ミーティングを行い、実績と稼働時間の使い方を振り返りながら、手順やマニュアルを見直します。
詳しい手順や準備物はご利用ガイドをご覧ください。お申し込みから業務開始までの流れを見る
料金
URAKATAは、月20時間分の業務をまとめて依頼できる定額制のバックオフィス代行です。
| 契約期間 | 月額（税別・月20時間） | 1時間あたり |
|---|---|---|
| 年間プラン | 50,000円 | 2,500円 |
| 6ヶ月プラン | 60,000円 | 3,000円 |
| 3ヶ月プラン | 70,000円 | 3,500円 |
- 別途システム利用料 月額3,300円（税込）
- 30時間以上のご契約も可能です。月の途中で足りなくなった場合は追加チャージできます（20時間 55,000円（税別）／税込60,500円。10時間単位でも追加できます）
- 使い切れなかった時間は翌月まで繰り越せます（2ヶ月以上の繰り越しはできません）
- お支払いは口座振替です
詳しくは料金プランをご覧ください。
建設業・工務店のバックオフィス代行でよくある質問
Q1.社員数名の工務店でも依頼できますか？
はい、ご依頼いただけます。月20時間・月額5万円（税別）からの定額制で、事務員を新たに雇うほどではないけれど、社長や現場の社員が事務で残業している会社に向いています。パートの事務員さんがいる会社で、足りない時間だけを補う使い方もできます。
Q2.見積書の作成もお願いできますか？
貴社で拾った数量・単価や現地調査のメモ、過去の見積書をもとに、見積書の作成・清書に対応します。数量の拾い出しや積算、単価の決定など、専門的な判断が必要な部分は貴社で行っていただきます。
Q3.工事台帳の入力や、工事ごとの原価管理もお願いできますか？
材料費・外注費などの請求書を工事ごとに振り分け、工事台帳や原価集計表に入力する作業に対応します。お使いの建設業向けソフトや会計ソフト、スプレッドシートなど、貴社の管理方法に合わせて作業できるかどうかを無料相談の段階で確認します。
Q4.建設業許可の更新や決算変更届も代行してもらえますか？
建設業許可の申請・更新や決算変更届、経営事項審査などの書類の作成・提出は行政書士の業務のため、お受けしていません。許可や届出の期限の管理、工事一覧や決算資料など必要なデータの収集と整理といった、行政書士の先生への依頼をスムーズにするための事務作業は対応できます。
Q5.安全書類の作成もお願いできますか？
作業員名簿など、元請会社から求められる安全書類の作成に必要な情報を協力会社から集め、指定の書式に入力する作業に対応します。書類の内容の最終確認と提出は貴社で行っていただきます。
Q6.現場に出ていて連絡が取りにくいのですが、やり取りはどうなりますか？
連絡は基本Chatworkで行い、LINEでのやり取りも可能です。現場の合間に写真やメモを送っていただければ、平日10:00〜17:00（土日祝除く）の対応時間内に作業を進め、結果をチャットでご報告します。新しい作業をお願いするときは、オンラインでの打ち合わせも行っています。
建設業の事務、どこまで任せられるか無料でご相談ください
見積から支払いまでの流れを伺い、月20時間で任せられる範囲と、現場を止めない連絡の取り方をご提案します。
他業種: 飲食店 / 美容サロン / フィットネス・パーソナルジム / 広告代理店・Web制作会社