幹部がやらなくていい仕事を手放し、人と向き合う時間が増えた

お願いします。

株式会社RUFFREE代表の溝下です。「翼を授ける肩甲骨」というキャッチフレーズで、肩甲骨に特化した技術を用いた整体院を経営しています。現在、直営10店舗・フランチャイズ10店舗の計20店舗です。

主にフランチャイズ展開の中で、オーナーさんとの面談や、オーナーさんが選んだエリアでの物件開発をしています。また、マーケティングを独学でやってきたので、ラフリー全体のマーケティングも私が見ています。

周囲の経営者の方々にいろいろとお話を聞く中で、「URAKATAいいよ」と聞いたのが入り口です。話を聞いてみると、これはすぐに入れないともったいないと思って、すぐに導入しました。

ちょうど拡大フェーズに入った段階で、事務作業など「幹部がやらなくてもいい仕事」を幹部がずっとやっていました。そこのリソースを剥がして、幹部にやってもらいたいことに集中してほしいと思ったんです。

事務スタッフを採用することも考えましたが、人を育てたり、入れ替わりがあった時のことを考えると大変だなと。それなら事務代行のサービスを、ということで、すぐにお願いしました。

特にしていません。これまでずっと内製でやってきたので、自分たちでやるかとも思っていたのですが、この考えじゃ一生会社は伸びないなと。外部リソースをうまく使いながらやっていかないと、みんなの負担が増えていくだけなので、思い切ってすぐやろうと決めました。

幹部たちが数字を見て、全店舗からの報告をいちいち拾ってスプレッドシートに付けて……ということを、時間をかけてやっていました。

シフトのオープンですね。直営10店舗分のシフトを、決まった日に一気に開けなければいけません。当時は予約サイトとホットペッパービューティーの2軸で、どちらにもシフトを入れる必要がありました。そこで幹部のリソースを持っていかれていたんです。

URAKATAさんにマニュアルをお渡ししたら、翌月からはやっていただけるようになって、時間をすごくうまく使えるようになりました。

担当してくださっている方がすごく優秀で、やり取りの往復もそれほど多くなく、「分かりました」「ここは打ち合わせしましょう」という感じで進められました。

幹部の感覚でやっていて、マニュアル化されていなかった部分は多少ありました。それをマニュアルにしてお渡しする工数は一定数かかりました。

ただ、フランチャイズ展開をする上でオーナーさんにやり方を渡す必要もあったので、結果的にいいタイミングだったと思っています。

• シフトの入力
• 新店舗ができた時のGoogleマップの登録
• 新店舗の予約サイトの構築、メニューの追加
• フランチャイズのロイヤリティの請求の計算、売上が合っているかの確認

がメインです。予約サイトは、こちらからアカウントをお伝えして作業していただいています。

雑談の中で「もうちょっとここはこうした方がいい」と伝えるようなことは、近くにいる事務の方が早いケースもあると思います。電話での相談がサービスの性質上難しいところもあるので、違いはそのくらいですね。

基本的にはLINEです。月末月初はロイヤリティの計算や請求書の確認の打ち合わせ、シフトオープンのやり取りがあり、あとは新店が出るたびにGoogleや予約サイトの設定をお願いしています。今は週に2回くらいのやり取りです。

困っているという話は幹部から聞いていないので、問題なくできていると思います。本当に気さくな方で、僕らが知らない情報や「こうした方がいいんじゃないですか」というアドバイスもいただけるので、すごく勉強になっています。

「この時間だけはちょっと電話できます」というような対応があると嬉しいですね。幹部からも、ニュアンスが文章では伝えにくい時に、電話でサクッと伝えられたら早い、という声を聞いたことがあります。

あとは、「こういうものをAIで作れませんか？」とお願いできるような、AI代行のようなサービスがあると嬉しいです。自社でAIを触ろうとすると、また一から時間がかかります。重要な情報が外に漏れるのは怖いですが、それ以外のところで「これをAIで作ってほしい」と伝えたら「こんな感じでどうですか」と送ってもらえる、そんなサービスがあったら嬉しいですね。

1か月のうち3日間くらいは、事務系の仕事に幹部のリソースを持っていかれていたと思います。3日あればいろいろなことができるので、それはすごく大きかったです。

新店が出るたびに「また一から設定しないといけないのか」と思いながらやっていたストレスを考えると、体感で3〜4割くらいはストレスが減ったんじゃないでしょうか。

スタッフに向けたミーティングやフォロー、次のフランチャイズに向けたオーナーさんの対応など、「人」に向き合うことができるようになりました。

フランチャイズ展開を始めたところで、まずはリアルに100店舗を目指したいと思っています。47都道府県に1ラフリーがある、自分たちが作ってきたサービスを全国どこでも受けられるようにする、そこを目指して店舗展開をしていきます。

ただ店舗を出したいわけではなく、自分たちが作ってきた「ラフリー」というブランドを大切にしてくれて、思いに賛同してくださるオーナーさんたちと全国展開していけたらと思っています。

売上の入金確認や、オーナーさんとの事務的なやり取り、全員に発信する内容などは、すでにURAKATAさんにお願いしています。これから店舗管理や入金管理、ロイヤリティ管理など、幹部だけでは回しきれないことが増えてくると思うので、その時に「この案件はURAKATAでしょ」と一番に言えるようにしていきたいです。

これから組織をどんどん作っていきたい、店舗数を伸ばしたいという方ですね。事務作業に時間を充てるより、外交やスタッフに向けて時間を使った方が、事業は絶対に伸びると思います。

「その仕事、自分でやらないといけないんですか？」という問いかけですね。自分が絶対にやるべきことに集中した方が、本当に事業は伸びます。それ以外のところはうまく外部リソースを使って、事業を伸ばしていってほしいと思います。