丸1.5日かかっていた請求書確認が1〜2時間のチェックだけに

お願いします。

分かりやすく言うと、原状回復のお仕事です。賃貸物件でお部屋を借りている方が退去した後に、退去の立会い業務を行い、お部屋の見積もりを作って、リフォームや原状回復をしていきます。

経営者なので経営的なこともしますが、我々の業界は精算まわりというか、お金を相殺したり、売掛金がどうだったりと、細かいお金の管理が多いんです。そういったところを中心にやってきましたが、そこを少しずつURAKATAさんにお願いし始めた、という状況です。

知人の経営者の方がX（旧Twitter）でURAKATAについて投稿しているのを見て、こういうサービスがあるんだと知りました。投稿を見て比較的すぐに連絡したと思います。

パソコンに強い方、経理まわりをやっている方など、いろいろなジャンルに強いスペシャリストがいるイメージを受けました。一度オンラインでお話しした時も、一生懸命やってくれそうな方たちだと感じたのが決め手です。

その段階ではしていません。実は1年ほど前に別のバックオフィス系のサービスに依頼したことがあったのですが、1か月のお試しで合わないなと感じて断念していました。その後は試行錯誤しながら自分たちでやっていて、久々に誰かに頼んでみようと思ってお願いしました。

基本は私や他の役員が中心でした。一時期は事務の方もいたのですが、出産などもあって、長く定着してくれる状況が作れなかったんです。自分たちでやっていましたが、そろそろ外注したい、誰かに頼みたいと思ってお願いしました。

請求書の確認ですね。お客さんも増えてきて、FC展開もしているので、FC店の売上なども出てきます。その管理や精算の確認業務です。

そこがおろそかになると一気に数字が崩れてしまうので、ちゃんと確認しなければいけない。でも、自分じゃなくてもできるよね、という状況でした。

分からないことや質問を一生懸命聞いてくださって、すごく誠実で丁寧だなと思っていました。我々の業務は複雑なお金のやり取りや相殺など、業界特有のことも多いので、把握していただくのに時間がかかるのは分かっていました。いきなりできるというより、最初に伴走・引き継ぎの期間があって、徐々に慣れていってもらったイメージです。

請求書の確認が一番多いです。本部の売上、加盟店の売上、外注費などの確認をしてもらっているので、確認の量は多いと思います。

時間が余るタイミングでは、「この資料がほしい」「こういう管理表がほしい」とお願いしていて、今は案件の管理表や進捗確認ができるものなども作ってもらっています。研修用の動画作成をお願いしたこともあります。

まる1.5日で全部やっていたイメージですね。今もお金が絡むので最終チェックは簡易的にやっていますが、それが1〜2時間、多くても2時間くらいになっているので、1.5日から換算するとだいぶ少なくなりました。

Chatworkで、3日に1回くらいです。資料作成などを別でお願いする時はやり取りが多くなりますが、基本業務についてはそれほど多くありません。

最近すごく精度が上がったと思っています。業界のことや我々のことを理解してくださっているんだなと感じますね。「御社だったらこうかなと思ってこうしました」というコメントもたまにあって、そういうのを見ると嬉しくなります。

言われたことだけをやるより、一緒になってやっていく感じの方が、僕は嬉しいですね。

遅いと感じたことはないですね。強いて言えば、研修用の動画作成で、容量の問題なのかアップロードやダウンロードに時間がかかったことがあったくらいです。

月によってばらつきはあります。ただ、自分以外の人間の業務も頼みたいと考えることがあり、もっといい意味でURAKATAさんをうまく活用できないか、という話は社内でも最近出ています。必要であれば40時間にしてもいいので、どんどん効率よくできないかを考えています。

土日にも少し動いてもらえると嬉しいですね。平日の業務の延長や、土日に緊急でこれをやってほしい、ということもあるので、そういうのがパッとできるようになるととても嬉しいです。

実際、たまに「緊急だと思うので土日（時間外）ですがやっておきました」ということもあって、それはすごく嬉しいですね。

FCオーナーのサポートや直営の業務、そして今後のビジョンや目標に向けた取り組みに時間を充てています。

単純に時間が減ったので、その分のストレスは減りました。もともと数字の管理自体はストレスではなく、自分でやっていたからこそ「儲かっている・儲かっていない」が分かり、人にも伝えられるというメリットもありました。ただ、とにかく時間がかかっていて、その時間がもったいないと感じていたので、今はポジティブに捉えています。

請求書まわりですが、これからさらに楽になると思っています。半年くらいかけて一緒に試行錯誤しながら作ってきた管理表があって、かなり複雑な関数も入れてもらっています。直営だけでなくFC全体で使えるように仕上げていて、ほぼ完成し、来月から試験運用をするかという段階です。これが機能すれば、他の役員がやらなくてもいいことが自動化されると思います。

僕はパソコンに詳しくないので、詳しい方がいるのは本当に助かります。

2030年に向けた大きなプロジェクトがあり、そこに向かって頑張っている状況です。

組織については、これまで役員のマンパワーに頼ってきた部分が大きいので、URAKATAさんとタッグを組みながら、少しでも手や時間を空けていきたいと思っています。必要であれば採用にもつなげますが、細かい雑務が多いので、URAKATAさんと連携しながら私たちのことを理解していただければ、無理に採用しなくてもいいとも考えています。

プロフェッショナルの方がいいですよね。パートさんや社員さんだとマネジメントの問題も出てきます。そこに時間をかけるより別のことに時間を使いたいので、パソコンに詳しい、何かに特化したスキルがある方が揃っている会社に外注するのは合理的だと思っています。

役員や私が今やっていることで任せられることを少しずつやってもらっていますが、もっともっと任せたいです。それが40時間になるならそれでいいと思っています。僕たちの時間が空けば、そのプロジェクトに時間を使えるので。

我々の業界のような人たちは、意外と相性がいいと思います。業界に限らず、これまでマンパワーでやってきた社長さんは、どこかでマンパワーが行き詰まるタイミングが来ると思うので、そのタイミングでどんどんURAKATAにいろいろなことを頼んで手放していくのは非常にいいと思います。

1回試してみましょう。