介護事業所の事務代行・バックオフィス代行
管理者が、現場と利用者さんに向き合える時間を。
夜勤や希望休をふまえたシフト表の作成、勤怠の締めと給与計算、介護職員の採用事務、研修記録や資格の期限管理まで。管理者が抱える事務を引き受けます。
- 月20時間
5万円から - 採用・教育
コスト0円 - マニュアル
不要
- 導入実績140社以上※1
- 継続利用率90.2%※2
- 100種類以上の業務に対応
※1 2026年11月現在 ※2 2025年10月時点・自社調べ
介護事業所の管理者やサービス提供責任者は、人手が足りない日は自ら現場に入り、シフトづくりや勤怠の締め、職員の採用対応、研修記録の整理を夜や休日に片付けることになりがちです。URAKATAは、こうした事業所運営の事務作業を月20時間の定額でお引き受けします。オンラインで作業し、結果をチャットでご報告するので、現場を止めずに事務を任せられます。
こんなお悩みありませんか？
介護事業所の経営者・管理者によくある事務の悩み
シフト表づくりに、毎月まる1日以上かかっている
早番・日勤・遅番・夜勤の組み合わせ、パート職員の勤務できる曜日、希望休、必要な人数。条件を満たすシフトを組むのは毎月の大仕事で、急な欠勤が出るたびに組み直しも発生します。
人手不足で採用を止められないのに、応募への返信が現場と重なる
求人を出し続けていても、管理者が現場に入っている時間は応募への返信ができません。見学や面接の日程調整が遅れるうちに、応募者がほかの事業所に決めてしまうことがあります。
夜勤や訪問の実績が絡む勤怠の締めと給与計算が複雑
夜勤手当、時間外、訪問件数や移動時間に応じた手当など、事業所ごとのルールで計算する項目が多く、勤怠を締めて給与計算を終えるまでに何日もかかっています。
研修や会議の記録、職員の書類の整理が後回しになる
研修や会議を行っても、記録をまとめてファイルに整える作業が追いつきません。必要なときに書類がすぐに出てこない状態が続いています。
職員の資格や健康診断、車両の車検など、期限の管理が追いつかない
職員の資格証の写しや健康診断の受診状況、送迎車・訪問車の車検や保険の更新時期。管理する期限が多く、担当者の記憶や手帳に頼っているのが実情です。
管理者が現場に入り、事務は夜や休日にまとめて片付けている
管理者やサービス提供責任者が現場の人手を補うほど、事務の時間は勤務時間の外にずれ込みます。管理者が休むと事務が止まってしまう状態も心配です。
そのお悩み、URAKATAにお任せください
URAKATAのチームが、介護事業所の裏方業務をまとめて引き受けます。
導入企業140社以上
URAKATAが選ばれる理由
REASON 01
必要な時に、必要な分だけ！
固定費をかけず人件費を抑えられる
正社員採用と違い、採用・教育・固定人件費のリスクなしで業務をスピーディーに依頼できます。繁忙時は増やし、閑散期は抑えるなど、人件費を柔軟に調整できるのがポイントです。
REASON 02
チーム体制だから属人化しない
依頼した業務は自動で滞りなく回る
従来の個人雇用では、担当者が休んだら業務ストップ、退職したら一からやり直し。URAKATAは複数名のチームで対応するため、標準化されたワークフローで一定品質を保証し、面倒な引き継ぎも不要です。
REASON 03
今月使えなかった時間も安心！
翌月まで繰り越しできるから無駄なし
多くのサービスは「使わなかった分は消滅」が当たり前ですが、URAKATAなら翌月まで時間繰り越し可能。忙しい月や業務量が少ない月でも損することなく、契約時間を100%有効活用できます。
オンラインで対応できる業務
介護事業所でURAKATAに任せられる業務
介護事業所の事務は、職員の勤務と給与、採用、記録の整理といった「事業所を回すための作業」が中心です。URAKATAでは、次のような作業をお預かりしています。シフトの組み方や手当の計算ルールなど、事業所ごとのやり方を最初に伺い、必要であればマニュアルづくりからお手伝いします。
労務
労務代行：シフト・勤怠・給与の事務を回す
- 希望休・勤務できる曜日の回収と、事業所のルールに沿ったシフト表の作成（最終確認は管理者が実施）
- 勤怠データのチェックと、夜勤・時間外の集計を含む締め作業
- 訪問件数や移動時間など、手当の計算に使う実績データの集計
- 給与計算、給与明細・給与振込データの作成
- 入職・退職する方の雇用契約書や必要書類の準備と、社労士事務所への受け渡し
- 有給休暇の取得状況の管理表の更新
採用
採用代行：介護職員の募集の事務を止めない
- 求人サイトへの募集情報の登録・更新作業
- 応募者への一次返信と、見学・面接の日程調整とリマインド連絡
- 応募者情報と選考状況の管理表の更新
- 採用が決まった方への入職案内と、入職時に必要な書類の案内の送付
事務
事務代行：記録と書類を整える
- 研修・会議・委員会の記録の清書やデータ化と、共有フォルダへの整理
- 職員の資格証の写し・研修の受講状況・健康診断の受診状況の管理表の更新
- 業務マニュアル（新人向けの手順、事務手続きの流れなど）の作成・更新
- 紙の書類や申込書のデータ化
経理
経理代行：経費と支払いの数字をそろえる
- 消耗品・衛生用品などの経費の領収書の整理と会計ソフトへの入力
- 取引先の請求書の確認と、支払い一覧・振込データの作成
- 事業所ごとの経費の集計表の更新
- 税理士に提出する月次資料の取りまとめ
※会計ソフトへの入力は、貴社（または顧問税理士）が決めた勘定科目・金額に沿って行います。勘定科目の判断や税務の判断は行いません。
経理代行の詳細を見る
総務
総務代行：備品と車両、契約の期限を管理する
- 消耗品・衛生用品の発注リストの作成と発注作業
- 送迎車・訪問車の車検・保険・リース契約の更新時期の管理と、期限前のお知らせ
- 介護用品のレンタルや設備の保守契約など、各種契約の一覧化と更新時期の管理
WEB業務
WEB業務代行：事業所の情報と採用の発信を続ける
- ホームページのお知らせ・空き状況・採用情報の更新作業
- 採用につなげるSNSの予約投稿作業（投稿内容は事業所で決定、またはご指示に沿って作成）
税理士・社会保険労務士・行政書士等の独占業務（税務申告・税務代理、社会保険・労働保険の手続き代行、許認可申請 等）はお受けしていません。URAKATAはそれらに必要な資料・データの整理や入力など、事務作業の部分を担当し、専門家との連携をスムーズにします。
集客戦略の立案や広告運用などコンサルティング要素を含む業務は対象外です（作業部分のみ対応）。
介護事業所の業務でどこまで任せられるかは、無料相談で具体的にお答えします。
BEFORE / AFTER
導入前と導入後の変化
※利用イメージ（想定例）です
1日の流れ（管理者）
導入前
人手が足りない時間は自ら現場に入り、合間に応募者への返信。現場が落ち着いた夕方以降に、欠勤の出たシフトの組み直しと研修記録の整理。導入後
応募者への一次返信と見学・面接の日程調整はURAKATAが進め、管理者は面接に集中。シフトの組み直しは条件を伝えればURAKATAが案をつくり、管理者は確認するだけ。研修記録も清書されて共有フォルダにそろう。1ヶ月の流れ
導入前
月末は希望休を集めて翌月のシフトづくり、月初は勤怠の締めと夜勤・訪問実績の集計、給与計算。資格や車検の期限は気づいたときに確認。導入後
希望休の回収から翌月のシフト案、勤怠の締めと給与計算までをURAKATAが進め、管理者は内容の確認と承認だけ。資格・健康診断・車検の期限は期限前にお知らせが届く。管理者の役割
導入前
現場の穴埋めと事務を一人で抱える導入後
利用者さんへのサービスの質、職員の育成と定着、関係機関との連携に時間を使う月5万円・20時間でここまで任せられる
月20時間の使い方シミュレーション
※利用イメージ（想定例）です。前提: デイサービスと訪問介護など2事業所・職員30名程度（パート職員を含む）、クラウド型の勤怠システムと会計ソフトを利用
- 希望休の回収とシフト表の作成・組み直し頻度: 月1回＋随時
- 3.5時間
- 勤怠のチェックと締め（夜勤・時間外・訪問実績の集計）頻度: 月2回
- 3.0時間
- 給与計算、給与明細・振込データの作成頻度: 月1回
- 3.0時間
- 求人情報の更新、応募者への一次返信と見学・面接の日程調整頻度: 随時
- 3.0時間
- 経費の領収書の整理と会計ソフトへの入力、支払い一覧・振込データの作成頻度: 週1回
- 2.5時間
- 職員の資格・研修・健康診断の管理表の更新頻度: 月1回
- 1.5時間
- 研修・会議の記録の清書とデータ化頻度: 月2回
- 1.5時間
- 消耗品の発注、車両・契約の期限管理頻度: 月2回
- 1.5時間
- 定例ミーティング・月次報告頻度: 月1回
- 0.5時間
- 合計
- 20.0時間
新しい事業所の立ち上げや、採用を強化する時期など、作業が増える月は追加チャージで対応できます。落ち着いている月の残り時間は翌月に繰り越せます。
最短10日で業務開始
ご利用開始までの流れ
- STEP1
無料相談
無料相談のご予約ページから、ご都合のよい日時をお選びください。現在の業務内容やお困りごとを伺います。
- STEP2
ヒアリング・業務の棚卸し
任せたい業務を一緒に洗い出し、URAKATAで対応する範囲と必要な稼働時間の目安を整理します。マニュアルがない業務も、作業の整理から支援します。
- STEP3
プラン決定・お申し込み
業務量をもとに契約期間と月間の稼働時間を決め、申込書をご提出いただきます。お支払いは口座振替です。
- STEP4
キックオフ・業務設計（マニュアル整備）
連絡ツール（基本はChatwork。社内チャットやLINEにも対応）とアカウント・権限を準備し、URAKATAが作成したマニュアルをご確認・ご承認いただきます。
- STEP5
業務開始
最短でお申し込みから約10日で、承認いただいたマニュアルに沿って業務を開始します。窓口のフロント担当が進行を管理します。
- STEP6
月次定例で改善
必要に応じて定例ミーティングを行い、実績と稼働時間の使い方を振り返りながら、手順やマニュアルを見直します。
月5万円からサクッとスタート可能
料金プラン
月20時間・5万円からご利用いただけます。
使いきれなかった分は翌月に繰り越し可能です。
\ 一番人気 /
年間プラン
月20時間の利用で
¥50,000／月
継続的に業務を任せたい方へ。
時間単価が最も安く、担当チームが業務に慣れるほど効率が上がります。
6ヶ月プラン
月20時間の利用で
¥60,000／月
まずは半年で効果を見たい方へ。
繁忙期を含めた期間で、任せられる業務の範囲を見極められます。
3ヶ月プラン
月20時間の利用で
¥70,000／月
短期のプロジェクトや試験導入に。
スポットの業務や、社内体制が固まるまでのつなぎとしても使えます。
業務量に応じて30時間以上の契約もOK
月の途中で追加チャージ可能（20時間 55,000円（税別）／税込60,500円。10時間単位でも追加できます）
余った時間は翌月まで繰り越しできる
※表示価格は税別です。別途システム利用料 月額3,300円（税込）。余った時間は翌月まで繰り越せます（繰り越せるのは翌月分までです）。
※支払い方法は口座振替となります。
※最短お申し込みから10日ほどで業務開始可能です。ご都合に合わせて開始時期の調整が可能な場合もございますので、お気軽にお問い合わせください。
※初月は請求書発行のタイミングにより2ヶ月分まとめてお支払いいただくケースがございます。
介護事業所のバックオフィス代行でよくある質問
Q1事業所だけの小さな事業所でも依頼できますか？
はい、ご依頼いただけます。URAKATAは月20時間・月額5万円（税別）から利用できる定額制のため、事務員を雇うほどの業務量はないものの、管理者だけでは事務が回らない事業所に向いています。複数の事業所を運営していて作業量が多い場合は、30時間以上のご契約も可能です。
Q夜勤や早番・遅番のあるシフト表の作成もお願いできますか？
勤務の種類、必要な人数、職員ごとの勤務できる曜日や希望休など、事業所のルールを共有いただければ、そのルールに沿ってシフト表の案を作成します。急な欠勤による組み直しも、対応時間内であればお手伝いします。最終的な確定は管理者に行っていただきます。
Q介護職員の採用事務もお願いできますか？
求人サイトへの募集情報の登録・更新、応募者への一次返信、見学や面接の日程調整とリマインド連絡、選考状況の管理表の更新、採用が決まった方への入職案内に対応します。どなたを採用するか、どのような条件で募集するかは事業所で決めていただき、URAKATAは採用活動を止めないための事務を担当します。
Q夜勤手当や訪問件数に応じた手当がある給与計算にも対応できますか？
事業所の給与規定や手当の計算ルールを共有いただければ、勤怠データや訪問の実績データを集計し、そのルールに沿って給与計算を行います。手当の制度そのものの設計や、就業規則に関する判断はお受けしていないため、必要に応じて社会保険労務士にご相談ください。
Q研修記録や会議録など、事業所の書類の整理もお願いできますか？
研修・会議・委員会の記録の清書やデータ化、共有フォルダへの整理、職員の資格や研修の受講状況の管理表の更新に対応します。書類の内容が基準を満たしているかの判断や、行政への届出はお受けしていないため、事業所の責任者や専門家と連携して進めます。
Q職員や利用者さんの個人情報を扱う作業も任せられますか？
業務に必要な範囲で、共有いただいたアカウントや共有フォルダ上で作業します。どの情報をどの範囲で共有するかは、ご契約前に一緒に整理します。情報の取り扱いについてご不明な点は、無料相談の際にお尋ねください。